Planear y gestionar un business travel es un trabajo que lleva mucho tiempo. Las organizaciones más grandes cuentan con la figura de un gestor de viajes o travel manager, pero muchas pymes no pueden invertir sus recursos en contratar este tipo de perfil profesional.

Pero… ¿Qué es un travel manager?

El travel manager es la persona encargada de cubrir diversas necesidades relacionadas con el desplazamiento de los diferentes viajeros corporativos de la empresa. Esta persona no solo se encarga de gestionar el gasto, también es la responsable de tratar con los business travelers y ocuparse de que no les falte de nada durante el viaje.

En muchas organizaciones que no pueden invertir recursos en la contratación de un profesional especializado, esta tarea recae en el personal de administración o de compras. Pero, con todo el trabajo que genera la gestión de una empresa, organizar los diferentes business travels de los empleados se puede convertir en una ardua tarea.

Fijándonos en este menester, en Consultia Business Travel hemos diseñado una herramienta pensada para cubrir las necesidades globales de cada empresa en la gestión de sus viajes de empresa, facilitar la tarea a las personas encargadas de la gestión del viaje y, además, otorgar un mayor empoderamiento al usuario en la gestión de sus business trips.

Un sistema de gestión de viajes diseñado para empoderar al usuario

Una de las claves para el business traveler este 2020 es encontrar el equilibrio entre el offline y el online.

No todas las empresas cuentan con una herramienta para la gestión de los viajes corporativos y esto es algo que muchos de los nuevos perfiles de viajeros de negocios, totalmente digitales, echan en falta al gestionar sus business travels hoy en día. ¿Por qué?, por la necesidad del viajero de ganar autonomía en la gestión de sus viajes de negocios y no depender de una agencia o del business travel manager.

Los nuevos viajeros de negocios están acostumbrados a la eficacia e inmediatez que les brindan las nuevas tecnologías.

Como ya avanzábamos en posts anteriores, con la llegada de estos nuevos perfiles ha devenido el fin de la utilización masiva de canales tradicionales como el teléfono o los emails. Estos han comenzado a ser sustituidos por procesos más automatizados y digitalizados, que permitirán tanto a la empresa como al business traveler una serie de ventajas. Veámoslas a continuación.

Mayor facilidad en la planificación y gestión del business travel

Gracias a nuestra herramienta tanto la persona encargada del business travel, como los viajeros de negocios, podrán efectuar sus propias reservas, realizar búsquedas y comparar precios. Todo esto siempre accesible y desde una misma herramienta.

Nuestro sistema integra a más de 600 compañías aéreas en todo el mundo, ordenando los precios por las soluciones más adecuadas, optimizando escalas y otros factores que consideramos importantes para un viaje de empresa.

En Consultia seguimos progresando y nos esforzamos por buscar y conectar con las mejores compañías aéreas, buscando siempre las mejores opciones para tu empresa.

Mayor automatización de los procesos de informes y gastos

El usuario obtendrá informes completos sobre el consumo, totalmente a medida, del usuario o de la empresa. Además de acceso a las facturas y demás documentos de viaje.

Todos disponibles las 24 horas los 365 días del año.

Incremento de la autonomía para el usuario

Tanto el usuario encargado de la gestión del viaje, como el propio business traveler tendrán acceso a la plataforma online y podrán disfrutar de todas las funciones para la gestión del viaje. Una de las utilidades que presta la herramienta al propio viajero de negocios es la Agenda de usuario.

Gracias a esta función, el usuario dispondrá, en cualquier dispositivo, de una agenda de usuario con toda la documentación importante para realizar su business travel.

¿Qué encontrará el usuario en su agenda de usuario?

  • Documentación del business travel.
  • Información de los vuelos: aquí el usuario podrá encontrar sus billetes, el itinerario de los distintos vuelos y un seguimiento de estos.
  • Las distintas reservas de los hoteles.
  • Los bonos contratados de rent a car.
  • Informaciones de interés para el usuario: por ejemplo, la situación meteorológica del destino.
  • La localización de sus compañeros de viaje: a través de la geolocalización el usuario y las personas con acceso a su agenda de usuario, podrán localizar a cada uno de los viajeros en un determinado intervalo de tiempo.

Dentro de una misma empresa, un usuario puede tener acceso a ver la situación de los mismos compañeros de departamento únicamente, de otros departamentos, de una sociedad, o del grupo completo.

Esta utilidad también permitirá que el business travel manager añada a los usuarios que considere para visualizar en un golpe de vista, la agenda para cada uno de ellos y tener acceso a su localización en el caso de ser necesario.

Esto se verá reforzado con el servicio offline que ofrecemos a nuestros clientes. A parte del acceso a la herramienta, el usuario encargado de la gestión del business travel también tendrá a su servicio un asistente personal que le podrá asesorar en caso de necesitarlo.

Consultia Business Travel es la agencia de viaje especializada en la gestión de viajes de empresa y líderes en desarrollo tecnológico. Nuestro personal técnico no deja de mejorar nuestra herramienta para dotar de mayor autonomía a los usuarios y así agilizar los procesos de la empresa. No dudes en contactar con nosotros para obtener más información sobre nuestros servicios o acceder a una demostración gratuita de nuestra herramienta.