Factores para reconocer la mejor agencia de viajes corporativos

En muchas ocasiones es complicado encontrar una solución de viaje corporativa que complazca tanto a la empresa como a los viajeros corporativos. Para encontrar la solución idónea es necesario disponer de una persona dedicada plenamente a esta tarea o contratar una agencia de viajes corporativos.

Ante esto surge una duda, ¿qué agencia es al más adecuada para mi empresa?, elegir una agencia especializada en viajes corporativos no es fácil. Debe de ser un proceso que incluya una gran cantidad de investigación, muchas conversaciones internas, así como un gran proceso de RFP.

Desde Consultia Business Travel queremos ayudar a despejarte esta duda indicándote diversos factores para reconocer la mejor agencia de viajes de empresa, en definitiva, aquella que mejor se adapte a las necesidades de tu compañía.

Qué debes de considerar al elegir una agencia de viajes corporativos para tu empresa

Analiza tu negocio

• El número de empleados, la frecuencia y el destino de los viajes corporativos: el tamaño de la empresa afecta a la solución de viajes corporativos porque determinará la necesidad, o no, de un sistema de soporte. Una empresa pequeña en la cual viajan una o dos personas y un par de veces al año no requerirá de los mismos servicios que otra más grande y cuyos empleados viajan de forma recurrente.

En Consultia Business Travel hemos diseñado una herramienta que se adapta a las necesidades de todo tipo de empresas. Tras 8 años de estudios hemos conseguido diseñar un sistema de gestión de viajes propio y en constante evolución, que incorpora todo tipo de mejoras para adaptarse al crecimiento de tu empresa.

• El presupuesto de viaje de su empresa: teniendo en cuenta el volumen y la frecuencia de los viajes, el presupuesto de viajes de su empresa determinará qué tipo de programa de viajes corporativos puede desarrollar.

 Somos conscientes que no todas las empresas destinan los mismos recursos a sus viajes y desplazamientos, por eso hemos diseñado un programa de gestión de viajes que se adapte a tus verdaderas necesidades. ¿Cómo? optimizando los costes en recursos destinados a la gestión, mejorando tiempos y procesos, y dando una cobertura personal ante incidencias para los viajeros.

Todo esto lo realizamos de forma que la empresa pueda disponer, en todo momento, de una política de compras que la haga más eficiente, a través de un control absoluto de los datos y el consumo, pero también, con una digitalización absoluta y online.

• El marco de tiempo que tiene para implementar su programa de viaje: algunas soluciones de viajes corporativos, como la contratación de un gerente de viajes corporativo, tienen un largo proceso de incorporación, mientras que otras soluciones, como el uso del software de viajes corporativos, pueden hacer que su programa de viaje se ejecute en cuestión de horas.

En Consultia Business Travel queremos aunar lo mejor de la tecnología y las personas, por eso, además de una plataforma online para la gestión de los viajes corporativos ponemos a tú disposición el servicio de un gestor personalizado que te ofrecerá siempre un trato personal, profesional y especializado.

Identifica los criterios que son importantes para tu negocio

Además de los objetivos comerciales que pueda tener tu negocio también es importante establecer algunos criterios importantes en la búsqueda de la mejor agencia de viajes para empresas como, por ejemplo:

• Expectativas de excelencia en el servicio: una agencia de viajes corporativos hará todo lo posible para que el cliente quede satisfecho con el servicio. Ante esto es importante que te asegures de que la atención al cliente y la excelencia en el servicio no se detengan después de la firma del contrato o una vez finalizado la prestación. La agencia de viajes corporativos perfecta debe de ofrecer a sus clientes:

1. Comunicación constante.
2. Revisiones del servicio periódicas.
3. Métricas específicas vinculadas a los objetivos comerciales de la empresa.
4. Excelente servicio de atención al cliente.

Estas expectativas deben describirse en el acuerdo de servicio. La comunicación regular y las métricas específicas le dan la oportunidad de rastrear y monitorear el desempeño del servicio y con el tiempo ajustar realizar ajustes destinados a mejorar el rendimiento.

• Tecnología punta: la agencia de viajes corporativa correcta es la que ahorra tiempo y dinero a tu empresa. Hoy en día es muy difícil gestionar el tiempo y dinero sin tecnología, por eso en Consultia Business Travel hemos diseñado y desarrollado nuestro propio sistema. Esta herramienta pone al alcance de nuestros clientes el control total en sus viajes de negocios permitiendo disminuir costes y gestiones, ofreciendo una información online exhaustiva y monitorizable. ¿Te apetece descubrir todas sus funcionalidades? Nuestra herramienta te permitirá:

1. Reservar vuelos, hoteles o vehículos desde una misma plataforma.
2. Llevar a cabo un minucioso registro de la estructura empresarial del negocio.
3. Tener la información sobre tu compañía siempre accesible en un mismo dispositivo.
4. Disponer de la capacidad de definir las reglas de facturación, las modalidades de pago o incluso, el formato de los albaranes.
5. Dar de alta a otros usuarios y permitir a los empleados ser totalmente autosuficientes.
6. Tener acceso a las herramientas de análisis y monitorización como, por ejemplo: informes, estadísticas y gráficos personalizados.
7. Obtener asistencia personalizada en todo momento.
8. Integración en el ERP de la empresa.
9. Acceder a la configuración de las políticas de compra y establecer los criterios de adquisición desde el inicio.

Desde Consultia Business Travel Agency esperamos que estos factores te sirvan de guía a la hora de contratar tu próxima agencia de viajes corporativos. No dudes en contactar con nosotros para obtener más información sobre nuestros servicios o acceder a una demostración gratuita de nuestra herramienta.