Organizar un viaje de empresa puede llegar a ser un verdadero quebradero de cabeza, sobre todo si la persona encargada de gestionarlo no es un profesional especializado. El trabajo del travel manager no es sencillo, ya que la persona responsable de planificar un viaje de empresa no solamente debe saber gestionar presupuestos, sino también a personas. Equilibrar estas dos vertientes puede ser complicado ya que engloban muchas funciones. Consultia Business Travel es la agencia de viajes para empresas que nace a raíz de esta necesidad.
Como sabrás, cuando una empresa busca maximizar su eficiencia y asegurar que sus viajes de negocios se desarrollen sin contratiempos, la elección de la agencia de viajes para empresas adecuada se vuelve crucial. Ya sea que la compañía busque optimizar costes, garantizar la comodidad de sus empleados, o gestionar de manera efectiva una agenda de viajes compleja, encontrar la agencia que mejor se adapte a sus necesidades puede marcar una gran diferencia. De esta forma, en un mercado saturado de opciones, ¿cuáles son las características que definirían a la mejor agencia de viajes para empresas? En este artículo, ¡entramos en detalle!
¿Cómo seleccionar la mejor agencia de viajes para empresas?
Seleccionar la mejor agencia de viajes para empresas es, sin duda, una decisión estratégica que puede impactar significativamente en la eficiencia operativa y la optimización de los costes de la organización. Por eso, desde Consultia Business Travel, queremos acercarte las claves que debes tener en cuenta en su elección:
Definir las necesidades específicas de la empresa
Al seleccionar una agencia de viajes para empresas, es fundamental evaluar el volumen anual de viajes, ya que algunas agencias están mejor preparadas para gestionar grandes volúmenes, mientras que otras ofrecen servicios más personalizados para menos viajes. También es importante considerar si los viajes son nacionales o internacionales, su duración y si requieren servicios adicionales como alquiler de coches o reservas de hotel.
Evaluar la oferta de servicios
Al elegir una agencia de viajes, es crucial asegurarse de que ofrezca herramientas para la gestión de gastos, incluyendo integración con sistemas de facturación y generación de informes detallados. También es importante que cuente con plataformas de reserva online fáciles de usar, que permitan a los empleados gestionar sus viajes según las políticas de la empresa. Además, la agencia debe ofrecer soporte al cliente 24/7, especialmente para atender a empleados que viajan a diferentes husos horarios.
Considerar la tecnología e innovación
Al seleccionar una agencia de viajes para empresas, es beneficioso optar por una que ofrezca la tecnología adecuada para gestionar itinerarios y actualizaciones de vuelos. La agencia también debería integrar sus servicios con las plataformas de la empresa, como herramientas de gestión de gastos, para facilitar una administración fluida. Además, es valioso que proporcione herramientas de análisis y reporting para evaluar el rendimiento de los programas de viajes, identificar ahorros y mejorar la eficiencia.
Analizar la capacidad de negociación con proveedores
Al elegir una agencia de viajes, es importante investigar si tiene acuerdos con aerolíneas, hoteles y servicios de transporte que ofrezcan tarifas preferenciales. Además, una agencia con fuerte capacidad de negociación puede asegurar mejores tarifas y condiciones, lo que puede traducirse en ahorros significativos para la empresa.
Considerar la personalización y flexibilidad
Al seleccionar una agencia de viajes para empresas, es esencial verificar si puede adaptar sus servicios y políticas a las necesidades específicas de tu empresa. Además, asegúrate de que ofrezca flexibilidad en la gestión de cambios y cancelaciones, dado que los viajes de negocios suelen requerir ajustes de último minuto.
Evaluar la reputación y experiencia
Por último, al elegir una agencia de viajes para empresas, investiga opiniones y referencias de otras empresas que hayan trabajado con ella, ya que estas pueden ofrecer valiosa información sobre la calidad del servicio. Además, considera si la agencia tiene experiencia en tu industria, lo que puede ser especialmente útil si tu empresa tiene necesidades específicas.
Consultia Business Travel: una agencia de viajes para empresas con más de 25 años de experiencia en el business travel
Consultia Business Travel es una agencia de viajes para empresas especializada en los viajes de negocios. Nuestra compañía está formada por un equipo de profesionales con más de 25 años de experiencia en el sector del business travel, y por un equipo de ingenieros especializados en el desarrollo de la tecnología más vanguardista e innovadora del mercado.
En Consultia Business Travel estamos totalmente volcados en dotar a nuestros clientes de la mayor eficiencia, seguridad y comodidad en la gestión de sus viajes corporativos.
La eficiencia, junto con los años de experiencia, de nuestros empleados han logrado que hayamos sido capaces de crear nuestra propia herramienta para la gestión de viajes de empresa, lo que nos convierte en una de las agencias de viajes para empresas más completas del mercado y la única con un software propio.
A lo largo de nuestra trayectoria, hemos recibido diversos premios por ser líderes en el área del business travel, así como por nuestra innovación tecnológica en el área del travel managment para conseguir la mayor eficiencia de las empresas y, de esta forma, dotarlas de mejores herramientas de control y gestión para sus viajes corporativos.
Contamos con nuestro propio sistema de gestión de viajes de empresa
Además de las ventajas que ofrece la especialización en business trip, en Consultia Business Travel contamos con una tecnología propia, única en el mercado, fruto de muchos años de investigación y programación.
El objetivo final de nuestro sistema de gestión de viajes para empresas es proveer al cliente del control total en sus viajes de empresa. ¿Cómo? dotando a la compañía de un sistema de gestión eficiente que le permita optimizar todos los costes y que, a la vez, le dé una información online exhaustiva y monitorizable.
Descubre las prestaciones que puede ofrecerte nuestra herramienta:
- Ahorro en tiempo de gestión de procesos: a través de nuestra herramienta conseguirás hasta un 66% de ahorro en tiempo de gestión a nivel de organización y contabilización. Además, la selección de servicios a reservar se hace en base a los filtros generados por las políticas de compras y las reglas de negocio, lo que permite a la empresa obtener la mayor eficiencia y optimización en sus compras.
- Ahorro en costes de servicio: el sistema compara entre múltiples buscadores y selecciona los proveedores que mejor precio ofrecen, mostrando la oferta que más se adapta a las necesidades de la empresa.
- Inmediatez en los procesos: a través de la plataforma, el travel manager será capaz de comprobar las disponibilidades y los precios en tiempo real. De este modo será capaz de efectuar la reserva desde cualquier dispositivo y en el momento del día que más le convenga.
- Seguridad al 100%: todos los servicios contratados son facturados por la agencia. Esto garantiza la seguridad de la empresa, junto con la de los empleados, ya que la información completa de la partida de viajes se almacena en el sistema de manera indefinida y la herramienta integra la forma de pago sin la necesidad de cargar la tarjeta en cada una de las compras.
- Control de gastos: a través de nuestra herramienta, la empresa podrá disponer de informes completos de gastos y de todas las facturas online al momento. Esto permitirá al travel manager analizar y contabilizar los gastos de los viajes, pero también disponer de estadísticas y gráficas que le mostrarán, de una forma más visual, el consumo.
- Atención personalizada en todo momento: nuestro business travel center te proporcionará la tranquilidad de obtener la solución más rápida, eficaz y segura en viajes de empresa. En Consultia Business Travel queremos fusionar lo mejor de las personas y la tecnología.
Una agencia de viajes para empresas en constante evolución
Como una agencia de viajes para empresas, nuestro equipo técnico no cesa en la mejora de nuestro sistema de gestión de viajes. Por eso, continuamente irás recibiendo actualizaciones de la herramienta y novedades o incorporaciones de nuevos productos.
¡Además estamos abiertos a recibir tus sugerencias para simplificarte el trabajo y ser de mayor utilidad!
Esperamos que de este modo nos hayas conocido un poco más. No dudes en contactar con nosotros para informarte acerca de nuestros servicios y descubrir cómo podemos ayudarte en la gestión de viajes de empresa. ¡Contacta con nosotros!