Planear e gerir business travels é um trabalho moroso. As organizações maiores têm um gestor de viagens, mas muitas PME não se podem dar ao luxo de investir os seus recursos na contratação deste tipo de perfil profissional.

Mas… O que é um gestor de viagens?

O gestor de viagens é a pessoa encarregada de cobrir várias necessidades relacionadas com as viagens dos diferentes viajantes corporativos da empresa. Esta pessoa não só é responsável pela gestão das despesas, como também é responsável por lidar com os viajantes de negócios e assegurar que estes tenham tudo o que necessitam durante a viagem.

Em muitas organizações que não se podem dar ao luxo de investir recursos na contratação de um profissional especializado, esta tarefa cabe à administração ou ao departamento de compras. Mas, com todo o trabalho envolvido na gestão de uma empresa, organizar as diferentes business travels dos colaboradores pode tornar-se uma tarefa árdua.

Como agência de viagens de negócios, na Consultia Business Travel concebemos uma ferramenta pensada para cobrir as necessidades globais de cada empresa na gestão das suas viagens de negócios, para facilitar a tarefa dos responsáveis pela gestão da viagem e, além disso, para dar maior poder ao utilizador na gestão das suas business trips.

Um sistema de gestão de viagens concebido para capacitar o utilizador

Uma das questões-chave para o business traveler em 2022 é encontrar um equilíbrio entre offline e online.

Nem todas as empresas têm uma ferramenta de gestão de viagens de negócios e isto é algo que muitos dos novos perfis de viajantes corporativos totalmente digitais sentem  falta quando gerem as suas viagens de negócios hoje em dia. Porquê? Devido à necessidade do viajante de ganhar autonomia na gestão das suas viagens de negócios e não depender de uma agência ou business travel manager.

Os novos viajantes de negócios estão habituados à eficiência e ao imediatismo que as novas tecnologias lhes oferecem.

Como mencionámos em posts anteriores, com a chegada destes novos perfis chegou o fim da utilização massiva de canais tradicionais como o telefone ou o correio electrónico. Estes começaram a ser substituídos por processos mais automatizados e digitalizados, que proporcionarão tanto à empresa como ao business traveler uma série de vantagens. Vamos dar-lhes uma vista de olhos abaixo.

Mais fácil planeamento e gestão de business travel

Graças à nossa ferramenta, tanto a pessoa responsável pelas business travel como os viajantes de negócios poderão fazer as suas próprias reservas, efectuar buscas e comparar preços. Tudo isto é sempre acessível a partir de uma única ferramenta.

O nosso sistema integra mais de 600 companhias aéreas em todo o mundo, ordenando os preços pelas soluções mais adequadas, optimizando escalas e outros factores que consideramos importantes para uma viagem de negócios.

Na Consultia continuamos a progredir e esforçamo-nos por encontrar e estabelecer ligações com as melhores companhias aéreas, procurando sempre as melhores opções para a sua empresa.

Aumento da automatização dos processos de relatórios e despesas

O utilizador receberá relatórios de consumo completos e totalmente personalizados para si ou para a empresa. Mais o acesso a facturas e outros documentos de viagem.

Todos disponíveis 24 horas por dia, 365 dias por ano.

Aumento da autonomia para o utilizador

Tanto o utilizador responsável pela gestão da viagem como o business traveler terão acesso à plataforma online e poderão usufruir de todas as funções para a gestão da viagem. Uma das utilidades fornecidas pela ferramenta para o viajante de negócios é a agenda do utilizador.

Graças a esta função, o utilizador terá, em qualquer dispositivo, uma agenda do utilizador com toda a documentação importante para as suas business travel.

O que irá o utilizador encontrar na agenda do utilizador?

  • Documentação de viagem de negócios.
  • Informações de voo: aqui o utilizador pode encontrar os seus bilhetes, o itinerário dos diferentes voos e o seguimento do voo.
  • As diferentes reservas de hotel e respetivos vouchers.
  • Vouchers de aluguer de automóveis reservados.
  • Informação de interesse para o utilizador: por exemplo, a situação meteorológica no destino.
  • A localização de outros colegas de viagem: através da geolocalização, o utilizador e as pessoas com acesso ao livro de endereços do utilizador podem localizar cada viajante dentro de um determinado intervalo de tempo.
  • Dentro da mesma empresa, um utilizador pode ter acesso para ver a localização dos mesmos colegas num único departamento, outros departamentos, uma empresa, ou todo o grupo.

Esta utilidade permitirá também que o business travel manager acrescente os utilizadores que considere, a fim de visualizar num relance, a agenda de cada um deles e ter acesso à sua localização, se necessário.

Isto será reforçado pelo serviço offline que oferecemos aos nossos clientes. Para além do acesso à ferramenta, o utilizador responsável pela gestão de viagens de negócios terá também à sua disponibilidade um assistente pessoal que poderá aconselhá-lo caso necessite.

Consultia Business Travel é a agência de viagens para empresas e líderes no desenvolvimento tecnológico. O nosso pessoal técnico está constantemente a melhorar a nossa ferramenta para proporcionar aos utilizadores uma maior autonomia e assim racionalizar os processos da empresa. Não hesite em contactar-nos para mais informações sobre os nossos serviços ou para aceder a uma demonstração gratuita da nossa ferramenta.