El sector MICE (Meeting, Incentives, Conferencing, and Exhibitions) desempeña un papel fundamental en el ámbito del turismo de negocios.
Como sabemos, este sector engloba diferentes tipos de eventos y actividades con el objetivo principal de establecer interacción y colaboración entre los profesionales de diversas áreas. De esta forma, estos eventos contemplan desde el desarrollo de reuniones, hasta la organización de conferencias, congresos, exposiciones y, desde una perspectiva más lúdica, viajes de incentivos; unas actividades que se están convirtiendo, cada vez más, en una parte vital de la estrategia de muchas empresas.
Mientras que el 2022 fue el año en el que el sector del turismo MICE se recuperó de la grave caída venida por la crisis sanitaria, el 2023 está siendo el año de crecimiento y consolidación, registrando cifras de facturación que empiezan a superar a las que caracterizaron los años previos a la pandemia. Unos datos que, en definitiva, confirman que los eventos presenciales han vuelto con más fuerza que antes y dispuestos a prevalecer frente a las convocatorias online.
Así, en este año de plena expansión, en Consultia Business Travel queremos poner el foco en la importancia de la organización de eventos corporativos; un área clave dentro del MICE.
Sin duda, la organización de eventos corporativos se ha convertido en una tarea fundamental para las empresas que buscan objetivos como establecer contactos y afianzar las relaciones laborales, promocionar y dar a conocer nuevos lanzamientos de productos y servicios, mejorar su imagen de marca, o celebrar conmemoraciones y aniversarios.
Como es evidente, la organización de eventos corporativos conlleva múltiples ventajas. Sin embargo, en su planificación se deben tener en cuenta un gran número de factores para garantizar su óptimo desarrollo. ¿Quieres conocerlos? Desde Consultia Business Travel, ¡te los contamos!
¿Qué tipos de eventos corporativos existen?
Como comentábamos, los eventos corporativos se han convertido en una parte fundamental de la vida empresarial, permitiendo a las empresas conectar entre ellas y mejorar las relaciones laborales con sus empleados, clientes, socios, comerciales… En este sentido, son muchas las posibilidades organizativas que ofrece esta rama del MICE.
¿Qué tipos de eventos corporativos puedes llevar a cabo en tu empresa?
Lanzamiento de producto
En primer lugar, uno de los tipos de evento corporativo más común es aquel organizado con el objetivo de dar a conocer un nuevo producto o servicio en una empresa.
Este tipo de evento puede abordarse de dos maneras diferentes: o bien puede ser exclusivo para socios, empleados o clientes, o bien puede celebrarse de manera pública. Sea en petit comité o en abierto, el objetivo siempre es generar impacto y captar la atención del público objetivo.
Sin duda, los eventos de lanzamiento de producto comprenden una oportunidad única para mejorar la imagen de marca, destacando las características del producto, sus ventajas competitivas y su propuesta de valor. Por otro lado, este tipo de eventos también permite establecer relaciones con los medios y potenciales clientes, generando un impulso inicial que favorezca su aceptación en el mercado.
Conferencias y seminarios
Por otro lado, las conferencias y los seminarios comprenden otro de los tipos de eventos corporativos más frecuentes en las empresas. Estos eventos reúnen a expertos y profesionales de un campo específico con el objetivo de compartir conocimientos, debatir temas relevantes y brindar oportunidades de aprendizaje tanto a los empleados como a las empresas.
Reuniones y convenciones
En tercer lugar, las reuniones constituyen una pieza fundamental dentro de la organización de una empresa o institución, haciendo posible la comunicación interna del equipo con diferentes objetivos. De manera general, se trata de una actividad imprescindible en la planificación estratégica, por lo que una buena organización es decisiva para el buen desarrollo de la empresa.
Las convenciones, por su parte, son un tipo de evento que tiene como objetivo principal reunir a un grupo de participantes, generalmente pertenecientes a la misma empresa o red de clientes y proveedores, con el fin de lograr un objetivo específico relacionado con la empresa.
Este tipo de eventos, que cuenta con la asistencia de un gran número de empleados de la empresa, suelen tener un programa preestablecido y varios días de duración. En definitiva, son eventos en los que se busca reunir a todo el equipo de la organización, proveniente incluso desde diferentes ubicaciones geográficas, en un lugar común para discutir estrategias, objetivos y resultados, así como para fomentar la cohesión entre los empleados y mejorar la comunicación interna.
Fiestas y celebraciones corporativas
Un aniversario, una jubilación, un hito en la empresa… son algunos de los motivos por los que las empresas deciden celebrar fiestas corporativas. De manera general, este tipo de eventos, a nivel interno, buscan reforzar el sentimiento de pertenencia de los empleados y la cohesión del equipo.
Estos son sólo algunos ejemplos de los tipos de eventos corporativos que existen. Como es evidente, cada uno de ellos se debe organizar adaptándose a los objetivos específicos de la empresa, así como a la audiencia a la que van dirigidos.
Factores a tener en cuenta a la hora de organizar eventos corporativos
Al organizar cualquier tipo de evento corporativo, es imprescindible tener en cuenta diversos factores que buscan, como objetivo principal, garantizar el éxito de la planificación y ejecución de la celebración.
Consultia Business Travel, como compañía especializada en la gestión de eventos corporativos con amplia experiencia en el sector, brinda asesoramiento y apoyo a las empresas con el fin de llevar a cabo una gestión eficiente y una organización completamente personalizada a los objetivos propuestos.
¿Qué factores se deben tener en cuenta a la hora de organizar eventos corporativos? Desde Consultia, te desvelamos algunos de los más importantes:
Objetivos del evento
¿Es un evento social?, ¿el objetivo reside en fortalecer relaciones con clientes? ¿de conocer las últimas tendencias del sector? En cualquier caso, es importante definir muy bien el objetivo del evento ya que, según cuál sea, se desarrollarán el resto de acciones y se tomarán las decisiones necesarias para que la celebración transcurra adecuadamente.
Presupuesto
El presupuesto es un aspecto crucial en la organización de eventos corporativos, ya que de él dependerán la mayoría de las contrataciones que se lleven a cabo, entre las que podemos distinguir las variables de la contratación del espacio, alojamiento, transporte, dietas…, así como los extras que puedan surgir.
Recursos necesarios
Identificar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, es esencial para garantizar una organización del evento corporativo exitosa.
En ocasiones, es necesario presentar documentos o informes, por lo que disponer de los materiales audiovisuales y de los profesionales técnicos necesarios será fundamental para el buen desarrollo del evento, evitando así cualquier imprevisto o contratiempo.
Desplazamientos y hospedajes
Si el evento se va a celebrar fuera de la ciudad, será necesario considerar la contratación de los desplazamientos de los participantes al evento. De la misma manera ocurre si el evento corporativo cuenta con la presencia de participantes venidos de otras ciudades. Esto requiere una planificación cuidadosa, ya que se deberán tener en cuenta el número de personas, ubicaciones, horas de llegada y de vuelta…
Proveedores y servicios
La selección de proveedores de servicios confiables y de calidad es fundamental para el éxito del evento corporativo. Entre estos servicios podemos diferenciar la contratación de un catering, de un servicio de megafonía, de una empresa de animación… siempre dependiendo del objetivo final del evento.
Permisos y regulaciones
Por último, cumplir con los requisitos legales, así como obtener los permisos necesarios es esencial en la organización de cualquier evento corporativo. Para ello, se deben conocer todos los aspectos legales y regulatorios que recogen la organización de este tipo de celebraciones, asegurando así el cumplimiento de las normativas aplicables.
¿Qué ventajas conlleva para las empresas contar con una empresa organizadora de eventos corporativos especializada?
Como ves, son muchas las variables a tener en cuenta a la hora de organizar cualquier evento corporativo, por pequeño que sea. Es por eso que, muchas veces, contar con una agencia especializada en eventos corporativos es la mejor opción para crear eventos transformadores que permitan a las empresas impactar y conseguir los objetivos marcados.
En Consultia Business Travel, como empresa organizadora de eventos corporativos, ofrecemos un servicio 360º proponiendo soluciones a medida para la gestión de grandes y pequeños eventos en cualquier lugar del mundo, siempre desde una óptica personalizada y con el fin de ayudar a la consecución de los objetivos de tu empresa.
Experiencia y conocimientos del sector
En Consultia contamos con un equipo de profesionales especializados en cada una de las diferentes disciplinas que forman MICE. Nuestra experiencia y conocimientos en el campo nos permiten ofrecer un enfoque estratégico y eficiente en la planificación y organización de cualquier tipo de evento.
Ahorro de tiempo y recursos
Como hemos visto, organizar un evento corporativo requiere tiempo, esfuerzo y recursos significativos. Confiando en Consultia Business Travel, las empresas pueden externalizar esta labor con total tranquilidad y confianza y dedicar sus recursos internos a otras actividades clave de su negocio.
Amplia red de proveedores y contactos
Debido a la amplia experiencia en el sector, contamos con una extensa red de proveedores y contactos en la industria de eventos corporativos. Esto nos permite acercar a las empresas las mejores opciones de transporte, alojamiento, catering y demás servicios necesarios. Además, nuestra óptima relación establecida con estos proveedores resulta, en la mayoría de los casos, en tarifas preferenciales y las mejores condiciones de servicio.
Personalización y adaptabilidad
Cada empresa tiene necesidades y objetivos únicos para sus eventos corporativos. Desde una pequeña reunión interna hasta un congreso internacional, en Consultia somos capaces de adaptarnos a cualquier necesidad y ofrecer soluciones personalizadas ajustadas a los requisitos específicos de cada cliente, garantizando que el evento refleje la identidad y los objetivos de la empresa.
Gestión integral
Por último, en Consultia nos encargamos de todos los aspectos de la organización del evento, desde la planificación inicial hasta la ejecución y el seguimiento posterior. Esto incluye la gestión de presupuestos, reservas, logística, coordinación de proveedores, y solicitud de permisos, entre otros. Nuestro enfoque integral garantiza una gestión eficiente y sin problemas de todo el proceso.
¿Cuál es tu próximo evento? En Consultia Business Travel, estamos siempre dispuestos a asesorarte y a ayudarte a conseguir todos tus objetivos. ¡Ponte en contacto con nosotros para saber más sobre nuestro departamento MICE!