Avec le retour à la normalité de l’activité commerciale, la fréquentation en présentiel revient et, avec elle, la célébration d’événements et de réunions. Dans le cas de ces dernières, il en existe de nombreuses au sein d’une entreprise, occupant une grande partie de la vie professionnelle.

Les réunions de travail constituent une pièce fondamentale dans l’organisation d’une entreprise ou d’une institution, permettant la communication interne des équipes et favorisant le partage et le travail en commun. Il s’agit d’une activité essentielle dans la planification stratégique, c’est pourquoi une bonne organisation est déterminante pour le bon développement de l’entreprise.

En général, l’organisation d’une réunion de travail nécessite une planification minutieuse, surtout s’il s’agit de réunions nécessitant des déplacements et la réservation d’espaces. Pour cette raison, Consultia Business Travel, en tant qu’agence spécialisée dans les voyages d’affaires ,dispose d’un espace spécialisé dans l’organisation de réunions de travail, nous allons donc nous concentrer sur les clés les plus importantes pour réaliser une organisation parfaite, continuez à lire !

Quelle est la situation actuelle des réunions de travail et, en général, du tourisme MICE ?

Les réunions de travail sont l’une des activités les plus importantes au sein d’une entreprise, et cette importance se reflète dans les chiffres positifs et prometteurs que ce type de tourisme enregistre de plus en plus.

L’Espagne est l’un des pays où ont lieu le plus de réunions et de conférences dans le monde, donc son attrait touristique ne se limite pas seulement aux offres de loisirs, c’est un type de tourisme qui a un impact annuel actuel d’environ 7 000 millions d’euros, selon les données du Bureau des Congrès d’Espagne.

Entre autres données très intéressantes, des sources de l’INE enregistrent qu’avant la situation extraordinaire causée par la crise sanitaire, environ 10 millions de personnes se rendaient en Espagne pour assister à des réunions, des événements et des foires, facturant en moyenne 330% de plus qu’un touriste de loisirs, produisant plus de 12 000 millions d’euros dans le pays.

De plus, pour être plus précis, le touriste qui voyage pour des raisons professionnelles dépense jusqu’à 206 euros par jour, contrairement au touriste soleil et plage, qui n’atteint, en moyenne, que 146 euros. Ainsi, le touriste MICE produit 30% de revenus en plus que le tourisme de loisirs.

Incontestablement, le tourisme de réunion a de beaux jours devant lui. Loin de se contenter des appels vidéo et des connexions à distance, une reprise totale du secteur est attendue en 2024, avec des chiffres prévisionnels allant jusqu’à 12,511 millions d’euros.

Cependant, de nombreux facteurs ont changé dans la planification et la coordination d’une réunion de travail. Il est donc important d’avoir des spécialistes en gestion de ce type d’événements pour réaliser une organisation efficace des réunions de travail, afin qu’ils effectuent un travail basé sur une attention et une organisation personnalisées, en s’adaptant aux besoins de chaque entreprise.

Quels types de réunions de travail peuvent être organisées

Un bon professionnel du secteur pourra organiser des réunions de travail entièrement personnalisées et adaptées aux besoins de chaque entreprise.

Cependant, et de manière générale, il existe différents types de réunions de travail qui recouvrent généralement le reste des réunions de travail. En ce sens, les réunions de travail peuvent être classées selon :

  • Réunions internes : Celles qui ont lieu entre employés d’un même établissement. Ce sont des réunions de motivation, des business plans, impliquant l’équipe, des rencontres avec l’équipe d’autres délégations…
  • Les réunions externes : Elles sont organisées entre plusieurs entreprises. Parmi les formats de ces rendez-vous on peut différencier les négociations, les séances d’information, les présentations de produits/services, les démonstrations, les forums, les tables rondes…

Bien que les réunions soient classées en fonction de leur objectif et de leur manière de procéder, chaque entreprise est libre de décider comment mener à bien l’organisation de ses réunions de travail, donc, afin de développer une planification correcte, nous allons suggérer quelques. Conseils pour organiser une réunion de travail.

Conseils à retenir pour organiser une réunion de travail

Afin d’organiser au mieux une réunion de travail, nous allons nous concentrer sur quelques conseils généraux à prendre en compte pour assurer le bon déroulement de l’événement :

  • 1. Objectif. Il est important de bien définir l’objectif de la rencontre. Autour d’elle, le reste des actions nécessaires seront développées pour que la rencontre se déroule correctement.
  • 2. Organisez le programme à l’avance. Combien de temps faudra-t-il, quelles parties contiendra-t-elle, quelle est l’heure idéale pour commencer et terminer la journée, quels sont les temps de pause, s’il y aura des temps de co-working… Ce sont des points importants lors de l’organisation de l’ordre du jour. De plus, il est fortement recommandé que les invités de la réunion aient un programme dans lequel ils peuvent voir l’itinéraire de l’événement, afin qu’ils sachent à tout moment ce qui se passe et ce qui se passera ensuite.
  • 3. Organisez-le autour des participants. Il est très important de porter une attention particulière à ce point. Tenir compte de leur confort, de leurs besoins, de leurs intérêts, qu’ils se sentent aimés et respectés, aura un impact direct sur les résultats de la rencontre.
  • 4. Journée expérientielle. L’espace, les projections audiovisuelles, l’environnement, la gastronomie, les activités complémentaires et de loisirs… sont des points qui peuvent faire de la réunion de travail une journée expérientielle que les participants n’oublieront pas.
  • 5. Espace pour célébrer la réunion. Pour certaines entreprises, il sera vital de louer un lieu pour les réunions d’affaires. Par exemple, si vous rassemblez un grand nombre de personnes, si vous souhaitez faire bonne impression auprès des participants d’autres entreprises, ou si elle se déroule en dehors de votre ville. Il est important que cet espace réunisse les conditions optimales pour le bon déroulement de la journée.
  • 6. Voyage. Si la réunion doit se tenir en dehors de la ville, il faudra tout organiser, des tickets de transport à l’hébergement, en tenant compte du nombre de personnes, des lieux, des heures d’arrivée et de retour…
  • 7. Matériel audiovisuel nécessaire. Parfois, il est nécessaire de présenter des documents ou des rapports, donc de disposer de matériel audiovisuel et de professionnels techniques nécessaires, indispensable au bon déroulement de la réunion. Nous évitons ainsi tout imprévu ou contretemps pour pouvoir se concentrer sur la direction de la réunion et servir tout le monde.
  • 8. Distribution des tables et des chaises. Réaliser une bonne répartition de la salle en fonction des objectifs, de l’interaction, etc. En tenant compte, en outre, de l’ordre des hiérarchies et des hôtes, le cas échéant.
  • 9. Quelque chose à manger. En fonction de la durée de la rencontre, dans bien des cas il sera nécessaire de se restaurer, y compris une pause-café au programme. Pour cela, il faut tenir compte de la contractualisation de la restauration nécessaire et, dans les cas qui l’exigent, des intolérances et des besoins individuels.
  • 10. Signalisation et accueil. Pour qu’à tout moment les clients se sentent pris en charge et sachent où aller s’ils en ont besoin.
  • 11. Protocole. Selon le type de réunions de travail, il peut être nécessaire d’établir un protocole spécifique. Dans ce cas, il est nécessaire que tous les invités et participants en soient conscients.

Ce ne sont là que quelques conseils généraux pour pouvoir organiser une réunion de travail. Si vous avez besoin d’organisez des réunions de travail mais ne savez pas comment faire ou par où commencer, Consultia Business Travel et ses spécialistes seront ravis de les organiser à vos côtés et de vous accompagner, vous et vos invités. Contactez-nous !