Consultia Business Travel, la société espagnole spécialisée dans la gestion globale et le conseil en voyages d’affaires, propose

 Les clés pour réussir l’organisation de réunions de travail en dehors du bureau

Madrid, 13 juillet 2022.- Après près de deux ans de suspension à cause de la pandémie, les événements et réunions de travail reviennent plus forts que jamais et avec de nouvelles tendances d’organisation et de lieu.

Bien que le télétravail ait signifié un saut quantitatif et qualitatif dans les réunions de travail, au cours de la dernière année, les défis et les lacunes de ce modèle ont également été révélés. C’est ce que démontrent les données de l’enquête « Les chiffres derrière le mouvement In-Meeting », qui indiquent qu’un répondant sur trois mentionne « trop de réunions » et le manque de lien personnel avec ses coéquipiers et collègues. De plus, un répondant sur quatre reconnaît que la connexion avec les autres s’est avérée « assez intimidante » dans ce nouvel environnement de réunion virtuelle.

Selon Renato Peña, directeur du MICE chez Consultia Business Travel, la société espagnole spécialisée dans la gestion intégrale et le conseil des voyages d’affaires, « le télétravail est là pour rester mais il y a un besoin pressant de créer de l’unité et de l’esprit d’équipe, les gens veulent faire preuve d’empathie et télématiquement, il n’est pas possible de le faire ».

Ce désir d’aller au-delà des appels vidéo et des connexions à distance indique un modèle de réunion hybride qui combine la valeur de l’expérience en face à face avec la technologie et les éléments plus fonctionnels des réunions virtuelles. Cela conduit à prédire un avenir prometteur pour le tourisme d’affaire, de sorte qu’une reprise totale du secteur est attendue en 2024, avec des chiffres pouvant atteindre 12 511 millions d’euros.

Ce type de réunions sont un outil clé dans le quotidien d’une organisation ou d’une entreprise car elles favorisent la communication interne des équipes et la relation client.

Cependant, de nombreux facteurs ont changé dans la planification et la coordination d’une réunion de travail. Il est donc important d’avoir des spécialistes dans la gestion de ce genre d’événements pour réaliser une organisation efficace des réunions de travail et effectuer un travail basé sur une attention et une organisation personnalisée, en s’adaptant aux besoins de chaque entreprise.

Dans ce nouveau contexte, Consultia Business Travel, société espagnole spécialisée dans la gestion intégrale et le conseil des voyages d’affaires, propose quelques clés pour réussir l’organisation d’une réunion de travail selon les dernières tendances :

 

  1. Définir l’objectif : afin de bien transmettre le message, il est important d’être clair sur le but de la rencontre et que toutes les actions qui s’organisent tournent autour de cet objectif.

 

  1. Organisez le programme en avance : Il est important de prendre en compte les heures de début et de début de la journée ainsi que les pauses et les parties qu’elle contiendra ou si vous souhaitez allouer une dernière partie au networking selon la tendance actuelle. De plus, il est fortement recommandé que les participants aient l’agenda de l’événement, afin qu’ils sachent à tout moment ce qui se passe et ce qui se passera ensuite.

 

  1. Les participants, au centre de l’organisation : assurer le confort, les besoins et les intérêts des participants permettra une plus grande participation et de meilleurs résultats.

 

  1. L’expérience du voyage ou de l’événementiel : le choix de l’environnement, de l’espace, de la gastronomie ou des projections audiovisuelles ainsi que des activités complémentaires permettent de faire de la réunion de travail une journée expérientielle que les participants n’oublieront pas.

 

  1. Voyage : Si la réunion doit se tenir en dehors de la ville, proposez à vos participants une organisation complète des billets de transport à l’hébergement avec des informations claires sur les lieux, les heures d’arrivée et de retour ainsi que l’itinéraire de voyage.

 

  1. Matériel audiovisuel : une sélection adéquate d’entre eux et un test sonore préalable permettront d’éviter tout imprévu ou revers pour pouvoir se concentrer sur la direction de la réunion et l’assistance à tous les participants.

 

  1. Montage et distribution de l’espace : la distribution des tables et des chaises ou des points d’appui doit être choisi en fonction des objectifs, de l’interaction recherchée, ainsi que de l’ordre des hiérarchies et des hôtes, le cas échéant.

 

  1. Gastronomie : C’est devenu une revendication de plus dans ce type de réunion. Choisissez-le selon le thème, qu’il soit servi ou sous forme de cocktail ou de café s’il s’agit d’un événement matinal. Lors de la conclusion d’un contrat de restauration, les intolérances et les besoins individuels doivent être pris en compte.

 

  1. Signalétique et accueil : Ces outils sont devenus indispensables pour que les participants se sentent pris en charge et sachent où aller en cas de besoin.

 

  1. Protocole : selon le type de réunion, il peut être nécessaire d’établir une certaine étiquette et, le cas échéant, que tous les invités et participants en soient conscients.

 

A propos de Consultia Business Travel

Consultia Business Travel® est une société espagnole spécialisée dans la gestion intégrale des voyages d’affaires (Travel Management Company) qui propose une solution différenciée basée sur un logiciel dans le cloud (Destinux®) et un service de conseil personnalisé (Personal Travel Assistant), ce qui le rend une solution complète pour la gestion des déplacements professionnels. De plus, il gère les besoins de réunions, conventions, congrès et événements (MICE) dont l’entreprise a besoin.

La société, à capitaux espagnols et fondée en 2010, possède actuellement des bureaux à Madrid, Valencia, Zaragoza et Porto. La start-up a intégré dans un puissant système de gestion près de 3 millions d’hôtels, plus de 600 compagnies aériennes, 27 loueurs de voitures répartis dans le monde et des transferts privés dans plus de 160 pays, RENFE et des taxis et VTC dans plus de 90 états, réalisant en ligne une connectivité et une efficacité qui se démarquent sur le marché des voyages d’affaires.

 

 

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