Com o regresso à normalizade da atividade empresarial, vem o regresso ao escritorio, e com ele, a realização de eventos e reuniões. No caso de reuniões, há muitas reuniões profissionais que são realizadas numa empresa, ocupando uma grande parte da vida laboral.

As reuniões de trabalho são uma parte fundamental da organização de uma empresa ou instituição, tornando possível a comunicação interna da equipa e encorajando a partilha e o trabalho conjunto. É uma actividade essencial no planeamento estratégico, razão pela qual uma boa organização é decisiva para o bom desenvolvimento da empresa.

Em geral, a organização de uma reunião de trabalho requer um planeamento cuidadoso, especialmente se envolver reuniões que exijam viagens e a reserva de espaços. Por esta razão, na Consultia Business Travel, como agência especializada em viagens de negócios que tem uma área especializada na organização de reuniões de trabalho, vamos concentrar-nos nos pontos mais importantes para levar a cabo uma organização perfeita, continue a ler!

 

Qual é a situação actual das reuniões de negócios e, em geral, do turismo MICE?

As reuniões de negócios são uma das actividades mais importantes dentro de uma empresa, e esta importância reflecte-se nos números positivos e promissores que este tipo de turismo está cada vez mais a registar.

A Espanha é um dos países onde se realiza a maioria dos reuniões e conferências no mundo, pelo que a sua atracção turística não se limita apenas às ofertas de lazer, é um tipo de turismo que tem um impacto anual actual de cerca de 7.000 milhões de euros, de acordo com dados do Bureau da Convenção de Espanha.

Entre outros dados muito interessantes, fontes do INE referem que, antes da situação extraordinária causada pela crise sanitária, cerca de 10 milhões de pessoas viajaram para Espanha para participar em reuniões, eventos e feiras comerciais, com um volume de negócios médio 330% superior ao de um turista de lazer, gerando mais de 12.000 milhões de euros no país.

Além disso, para ser mais preciso, o turista que viaja por razões de trabalho gasta até 206 euros por dia, ao contrário do turista do sol e da praia, que apenas gasta, em média, 146 euros. Portanto, os turistas do MICE geram 30% mais rendimentos do que os turistas de lazer.

Não há dúvida que o turismo de encontros tem um futuro promissor à sua frente. Longe de se contentar com videochamadas e ligações remotas, espera-se que o sector faça uma recuperação total até 2024, com números até 12,511 milhões de euros previstos.

No entanto, muitos factores mudaram no planeamento e coordenação de uma reunião de negócios. Por este motivo, é essencial ter especialistas na gestão deste tipo de eventos para realizar uma organização eficiente das reuniões de negócios, de modo a que realizem um trabalho baseado na atenção e organização personalizadas, ajustando-se às necessidades de cada empresa.

 

Que tipos de reuniões de trabalho podem ser organizadas

Um bom profissional do sector será capaz de organizar reuniões de negócios completamente personalizadas e adaptadas às necessidades de cada empresa.

No entanto, em geral, existem diferentes tipos de reuniões de trabalho que normalmente cobrem o resto das reuniões de trabalho. Neste sentido, as reuniões de trabalho podem ser classificadas da seguinte forma:

  • Reuniões internas: aquelas que são realizadas entre funcionários da mesma instituição. São reuniões motivacionais, reuniões de plano de negócios, reuniões para envolver a equipa, reuniões com a equipa de outras delegações…
  • Reuniões externas: Estas são organizadas entre várias empresas. Entre os formatos destas reuniões podemos distinguir negociações, sessões informativas, apresentações de produtos/serviços, demonstrações, fóruns, mesas redondas…

Apesar de as reuniões serem classificadas de acordo com o seu objectivo e a forma como são organizadas, cada empresa é livre de decidir como quer organizar as suas reuniões de trabalho. Por conseguinte, a fim de desenvolver um planeamento correcto, vamos analisar mais atentamente algumas dicas para organizar uma reunião de trabalho.

Dicas a ter em conta na organização de uma reunião de trabalho

A fim de organizar uma reunião de trabalho da melhor forma possível, vamos concentrar-nos em algumas dicas gerais a ter em conta para assegurar o correcto desenvolvimento do evento:

  1. Objectivo. É importante definir muito bem o objectivo da reunião. O resto das acções necessárias para que a reunião decorra sem problemas serão desenvolvidas em torno deste objectivo.
  2. Organizar o programa com antecedência. Quanto tempo será necessário, quais as partes que irá conter, qual o momento ideal para começar e terminar o dia, quais são os tempos de pausa, se haverá tempos de co-trabalho… Estes são pontos que devem ser tidos em conta ao organizar a agenda. Além disso, é altamente recomendável que os convidados para a reunião tenham um programa no qual possam ver a agenda/itinerario do evento, para que saibam a todo o momento o que está a acontecer e o que irá acontecer a seguir.
  3. Organizá-lo em torno dos participantes. É muito importante prestar especial atenção a este ponto. Tendo em conta o seu conforto, as suas necessidades, os seus interesses, fazendo-os sentir-se acarinhados e respeitados, terão um impacto directo nos resultados da reunião.
  4. Dia de experiência. O espaço, as projecções audiovisuais, o ambiente, a gastronomia, as actividades complementares e de lazer… são pontos que podem fazer do encontro de trabalho um dia de experiência que os participantes não esquecerão.
  5. Espaço para a realização da reunião. Para algumas empresas, será vital alugar um local para reuniões de trabalho. Por exemplo, se estiver a reunir um grande número de pessoas, se quiser causar uma boa impressão nos participantes de outras empresas, ou se estiver a ser realizada fora da cidade. É importante que este espaço satisfaça as condições ideais para o bom funcionamento do dia.
  6. Viagens. Se a reunião for realizada fora da cidade, terá de organizar tudo, desde bilhetes de transporte a alojamento, tendo em conta o número de pessoas, locais, horários de chegada e partida, etc.
  7. Material audiovisual necessário. Por vezes é necessário apresentar documentos ou relatórios, pelo que dispor do material audiovisual e dos profissionais técnicos necessários será essencial para o bom desenrolar da reunião, evitando quaisquer imprevistos ou contratempos, de modo a poder concentrar-se na gestão da reunião e na assistência a todos os participantes.
  8. Distribuição de mesas e cadeiras. Uma boa distribuição da sala de acordo com os objectivos, interacção, etc., deve ser realizada. Ter também em conta a ordem das hierarquias e dos anfitriões, caso existam.
  9. Algo para comer. Dependendo da duração da reunião, em muitos casos será necessário ter algo para comer, incluindo uma pausa para o café no programa. Deve ser considerada a contratação do catering necessário e, quando necessário, as necessidades e intolerâncias individuais.
  10. Sinalética e hospitalidade. Para que os hóspedes se sintam sempre tratados e saibam para onde ir, se necessário.
  11. Protocolo. Em função do tipo de reuniões de trabalho, poderá ser necessário estabelecer um protocolo específico. Se for este o caso, é necessário que todos os convidados e participantes estejam cientes disso.

Estas são apenas algumas dicas gerais sobre como organizar uma reunião de negócios. Se precisar de organizar reuniões de negócios na sua organização e não souber como fazê-lo, da Consultia Business Travel, como especialistas em viagens de negócios e eventos, teremos todo o prazer em organizá-lo e acompanhá-lo a si e aos seus convidados no melhor evento personalizado para a sua empresa, contacte-nos!