Con la vuelta a la normalidad de la actividad empresarial, llega la presencialidad y, con ella, la celebración de eventos y reuniones. En el caso de las reuniones, son muchos los encuentros profesionales que se celebran en una empresa, ocupando una gran parte de la vida laboral.
Las reuniones de trabajo constituyen una pieza fundamental dentro de la organización de una empresa o institución, haciendo posible la comunicación interna del equipo y fomentando la puesta en común y el trabajo conjunto. Se trata de una actividad imprescindible en la planificación estratégica, por lo que una buena organización es decisiva para el buen desarrollo de la empresa.
Por lo general, la organización de una reunión de trabajo conlleva una cuidada planificación, sobre todo si se trata de encuentros que requieren de desplazamientos y reserva de espacios. Por eso, desde Consultia Business Travel, como agencia especialista en viajes de empresa que cuenta con un área especializada en la organización de reuniones de trabajo, vamos a centrarnos en las claves más importantes para llevar a cabo una perfecta organización, ¡sigue leyendo!
¿Cuál es la situación actual de las reuniones de trabajo y, en general, del turismo MICE?
Las reuniones de trabajo son una de las actividades más importantes dentro de una empresa, viéndose reflejada esta importancia en las positivas y prometedoras cifras que cada vez más está registrando este tipo de turismo.
España es uno de los países donde más reuniones y conferencias se realizan en todo el mundo, por lo que su atractivo turístico no se limita solo a las ofertas de ocio, se trata de un tipo de turismo que tiene un impacto anual actual de alrededor de 7.000 millones de euros, según datos del Spain Convention Bureau.
Entre otros datos muy interesantes, fuentes del INE registran que, antes de la situación extraordinaria provocada por la crisis sanitaria, alrededor de 10 millones de personas viajaron a España para asistir a reuniones, eventos y ferias, facturando de media un 330% más que un turista de ocio, generando más de 12.000 millones de euros en el país.
Además, para ser más exactos, el turista que viaja por motivos de trabajo alcanza a gastar hasta 206 euros diarios, a diferencia del turista de sol y playa, que solo alcanza, de media, 146 euros. Por lo tanto, el turista MICE genera un 30% más de ingresos que el turismo de ocio.
Sin duda, el turismo de reuniones tiene por delante un futuro prometedor. Lejos de conformarse con las videollamadas y las conexiones en remoto, se prevé una recuperación total del sector en 2024, con una previsión de cifras de hasta 12.511 millones de euros.
Sin embargo, son muchos los factores que han cambiado en la planificación y coordinación de una reunión de trabajo. Por este motivo, es fundamental contar con especialistas en la gestión de este tipo de eventos para llevar a cabo una eficiente organización de las reuniones de trabajo, de manera que realicen un trabajo basado en la atención y organización personalizada, ajustándose a las necesidades de cada empresa.
Qué tipos de reuniones de trabajo se pueden organizar
Un buen profesional del sector será capaz de llevar a cabo una organización de las reuniones de trabajo completamente personalizada y adaptada a las necesidades de cada empresa.
Sin embargo y de manera general, existen diferentes tipos de reuniones de trabajo que suelen abarcar el resto de reuniones de trabajo. En este sentido, las reuniones de trabajo se pueden clasificar según:
- Reuniones internas: Aquellas que se celebran entre los empleados de una misma institución. Son reuniones motivadoras, de planes empresariales, de involucrar al equipo, reuniones con el equipo de otras delegaciones…
- Reuniones externas: Se organizan entre varias empresas. Entre los formatos de estas reuniones podemos diferenciar negociaciones, sesiones informativas, presentaciones de productos/servicios, de demostraciones, foros, mesas redondas…
A pesar de que las reuniones se clasifiquen según su objetivo y manera de proceder, cada empresa es libre de decidir cómo quiere llevar a cabo la organización de sus reuniones de trabajo, por lo que, para poder desarrollar una correcta planificación vamos a profundizar en algunos consejos para organizar una reunión de trabajo.
Consejos a tener en cuenta para organizar una reunión de trabajo
Para poder organizar una reunión de trabajo de la mejor manera posible, vamos a centrarnos en algunos consejos generales a tener en cuenta para asegurarnos el correcto desarrollo del evento:
- 1. Objetivo. Es importante definir muy bien el objetivo de la reunión. En torno a él, se desarrollarán el resto de acciones necesarias para que la reunión transcurra adecuadamente.
- 2. Organiza el programa con antelación. Cuánto tiempo se va a necesitar, qué partes va a contener, cuál es el momento idóneo para iniciar y terminar la jornada, cuáles son los tiempos de descanso, si habrá tiempos de co-working… Son puntos que se deben tener en cuenta a la hora de organizar la agenda. Además, es muy recomendable que los invitados a la reunión dispongan de un programa en el que puedan ver el itinerario del evento, de manera que sepan en cada momento qué está ocurriendo y qué será lo siguiente.
- 3. Organizarlo en torno a los participantes. Es muy importante prestar especial atención a este punto. Tener en cuenta su comodidad, sus necesidades, sus intereses, que se sientan atendidos y respetados, tendrán repercusión directa con los resultados de la reunión.
- 4. Jornada experiencial. Por el espacio, por las proyecciones audiovisuales, por el entorno, por la gastronomía, actividades complementarias y de ocio… son puntos que pueden hacer que la reunión de trabajo se convierta en una jornada experiencial que los asistentes no olviden.
- 5. Espacio para celebrar la reunión. Para algunas empresas será vital alquilar un local para reuniones de trabajo. Por ejemplo, si se va a reunir un gran número de personas, si quiere causar una buena impresión a participantes de otros negocios o si se celebra fuera de su ciudad. Es importante que este espacio reúna las condiciones óptimas para el buen desarrollo de la jornada.
- 6. Viaje. Si la reunión se va a celebrar fuera de la ciudad, habrá que organizar desde los billetes del transporte hasta el alojamiento, teniendo en cuenta número de personas, ubicaciones, horas de llegada y de vuelta…
- 7. Material audiovisual necesario. En ocasiones, es necesario presentar documentos o informes, por lo que disponer de los materiales audiovisuales y de los profesionales técnicos necesarios será fundamental para el buen desarrollo de la reunión, evitando cualquier imprevisto o contratiempo para poder centrarse en dirigir la reunión y atender a todos los participantes.
- 8. Distribución de mesas y sillas. Llevar a cabo una buena distribución de la sala según objetivos, interacción, etc. Teniendo en cuenta, además, el orden de jerarquías y de anfitriones, en el caso que los haya.
- 9. Algo para comer. Según la duración de la reunión, en muchos casos será necesario que haya algo de comer, incluyendo en el programa una pausa café. Para ello, es necesario tener en cuenta la contratación del catering necesario y, en los casos que lo requieran, las intolerancias y necesidades individuales.
- 10. Señalización y hospitality. De manera que en todo momento los invitados se sientan atendidos y sepan a dónde acudir si así lo necesitan.
- 11. Protocolo. Dependiendo de la tipología de las reuniones de trabajo, es posible que sea necesario establecer un protocolo determinado. En el caso de que sea así, es necesario que todos los invitados y participantes sean conocedores del mismo.
Estos son solo algunos consejos generales para poder organizar una reunión de trabajo. Si necesitas organizar reuniones de trabajo en tu organización y no sabes cómo hacerlo, desde Consultia Business Travel, como especialistas en viajes y eventos de empresa, estaremos encantados de organizar contigo y acompañarte a ti a tus invitados en el mejor evento personalizado para tu empresa, ¡contacta con nosotros!