Como hemos comentado en anteriores artículos de nuestro blog, los viajes de negocio son, sin duda, esenciales para la expansión y consolidación de las relaciones comerciales. Sin embargo, inevitablemente estos implican una serie de riesgos que deben gestionarse adecuadamente.
A continuación, en esta guía, desde Consultia Business Travel, entramos en detalle en las mejores prácticas, herramientas y recomendaciones para garantizar la seguridad viajes corporativos, asegurando el bienestar de los trabajadores y el buen desarrollo del viaje.
¿Qué engloba la seguridad en los viajes corporativos?
Según los últimos datos recogidos en el Business Travel Monitor de AEGVE, publicado en diciembre de 2024, el 62,3% de las empresas sitúa la seguridad en los viajes de negocio entre sus tres principales preocupaciones estratégicas. Este dato refleja un aumento de la tendencia entre los responsables de movilidad corporativa, quienes cada vez otorgan mayor importancia al bienestar de sus empleados como un factor clave para la continuidad del negocio.
Además, el 49,1% de los travel managers encuestados identifican como prioridad contar con un canal de comunicación directa y constante con los viajeros, así como conocer su ubicación en tiempo real. Esta necesidad responde a la urgencia de actuar de forma rápida y eficaz ante cualquier emergencia, ya sea un cambio de itinerario, una alerta sanitaria, un incidente local o una catástrofe natural. Un hecho que evidencia que, contar con tecnología que permita el seguimiento proactivo y la gestión centralizada de incidencias, es fundamental para una respuesta adecuada.
En este sentido, cuando hablamos de seguridad viajes corporativos, hay un concepto que se vuelve imprescindible: el Duty of Care, o deber de protección. Este principio no solo se refiere al cumplimiento de una obligación legal, sino que también implica un compromiso ético y operativo por parte de la empresa hacia sus empleados.
El Duty of Care exige que las organizaciones adopten todas las medidas necesarias para proteger la integridad física, emocional y operativa de sus profesionales durante los desplazamientos laborales. Esto abarca desde la planificación previa del viaje, la evaluación de riesgos, la contratación de seguros adecuados, hasta la disponibilidad de asistencia inmediata en caso de imprevistos. También incluye la obligación de proporcionar herramientas que faciliten la comunicación directa e inmediata, la localización en tiempo real y el acceso a ayuda especializada cuando se necesite.
Planificación anticipada: el primer pilar del Duty of Care para garantizar la seguridad viajes corporativos
La seguridad viajes corporativos comienza mucho antes del embarque. La planificación anticipada y estratégica es fundamental para el cumplimiento del Duty of Care, permitiendo así prever riesgos y garantizar condiciones óptimas para el viajero corporativo.
Análisis del destino y evaluación de riesgos
El primer paso en pro de la máxima seguridad viajes corporativos consiste en recopilar información actualizada y fiable sobre el lugar de destino. Esto incluye variables como:
- Estabilidad política y social
- Eventos masivos (conciertos, manifestaciones, eventos deportivos) que puedan generar aglomeraciones o afectar el transporte
- Condiciones sanitarias y epidemiológicas
- Normas legales y culturales locales
- Requisitos de entrada, visados, vacunas y restricciones en vigor
Además, entre otras de las recomendaciones clave para garantizar la seguridad viajes corporativos en directivos y empleados, desde Consultia destacamos:
- Consultar fuentes oficiales como embajadas, consulados y servicios de alertas gubernamentales.
- Identificar y registrar puntos de contacto críticos en destino: centros de salud, comisarías, hospitales, consulados.
- Contratar seguros de viaje integrales que contemplen cancelaciones, emergencias médicas, asistencia jurídica y pérdida de equipaje.
- Establecer protocolos internos claros para la comunicación bidireccional y la actuación ante emergencias, incluyendo alternativas de evacuación si es necesario.
Durante el viaje: seguimiento activo y asistencia inmediata
Con el viaje en marcha, el seguimiento proactivo del viajero se convierte en el eje central de la seguridad. Según el Business Travel Monitor de AEGVE, casi el 50% de las empresas considera imprescindible mantener comunicación constante y conocer la ubicación exacta del viajero en tiempo real. Esta capacidad de localización es esencial para activar protocolos rápidamente en caso de:
- Cancelaciones o modificaciones en vuelos y alojamientos
- Desastres naturales, disturbios sociales o cierres fronterizos
- Problemas de salud o seguridad personal
El acompañamiento, además de mejorar la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta, también fortalece la percepción de protección y respaldo por parte del empleado. Destinux permite llevar este seguimiento en tiempo real y activar servicios de asistencia inmediata, cumpliendo con los estándares de un programa actual de seguridad viajes corporativos.
Después del viaje: evaluación, retroalimentación y mejora continua
Una vez finalizado el desplazamiento, el proceso de seguridad viajes corporativos no debe cerrarse sin una evaluación posterior. Este análisis forma parte de un ciclo de mejora continua que permite optimizar políticas, anticiparse a nuevos riesgos y perfeccionar el cumplimiento del Duty of Care.
De esta forma, entre los puntos clave para la revisión post-viaje, desde Consultia Business Travel destacamos:
- Revisión del plan de seguridad aplicado: ¿Fue efectivo? ¿Se ejecutaron los protocolos correctamente?
- Evaluación del seguro de viaje: ¿Cubrió adecuadamente las necesidades del viajero?
- Análisis de incidencias: ¿Qué situaciones inesperadas surgieron y cómo se resolvieron?
- Actualización de políticas internas: Ajustar los procedimientos a la luz de lo aprendido para reforzar futuras misiones.
Tecnología al servicio de la seguridad viajes corporativos: Destinux
Estarás de acuerdo con nosotros en que la digitalización ha transformado la manera en que se gestionan los viajes de empresa. Así, Destinux, la plataforma integral de Consultia Business Travel, permite centralizar toda la información del viaje, mejorar la toma de decisiones y reaccionar rápidamente ante cualquier imprevisto.
¿Qué aporta Destinux a la seguridad viajes corporativos?
- Acceso centralizado a documentación, reservas y seguros.
- Información actualizada sobre normativas, vacunas y restricciones en tiempo real.
- Asistencia inmediata ante imprevistos gracias a la integración con SOS Internacional.
- Atención personalizada a través de un Personal Travel Assistant.
- Optimización de costes y eficiencia operativa con una sola herramienta SaaS certificada bajo la norma ISO 27001.
Gracias a estas funcionalidades, entre muchas otras, las empresas pueden anticiparse a los riesgos, asegurar el bienestar de sus empleados y mejorar la experiencia general de los viajes de negocio.
Invertir en seguridad en viajes no solo protege a los empleados, sino que impulsa la productividad y fortalece la imagen corporativa. Adoptar soluciones tecnológicas, establecer protocolos eficientes y fomentar la cultura de prevención son pilares esenciales para afrontar los retos del nuevo entorno del business travel.
La seguridad viajes corporativos ya no es una opción, es una responsabilidad cada vez mayor en las organizaciones. Ante este nuevo contexto, Destinux acerca a las empresas una solución integral para gestionar los viajes de negocio con la máxima eficiencia y tranquilidad.
¿Necesitas asesoramiento profesional? ¡Contacta con nosotros!