El control de gastos en los viajes de negocios es una de las tareas más importantes y, a menudo, más complejas dentro de la gestión empresarial. Por ello, contar con una plantilla presupuesto viaje es fundamental para tener una visión clara y ordenada de todos los costes implicados, cumplir con las políticas corporativas y optimizar los recursos disponibles.
A continuación, desde Destinux, te contamos todo lo que necesitas saber. ¡Sigue leyendo!
Elementos esenciales en una plantilla para presupuesto de viaje
Una plantilla de presupuesto de viaje permite anticipar, planificar y supervisar todos los gastos asociados a un desplazamiento laboral facilitando, entre otras cosas, el cumplimiento de las políticas internas de gasto y evitando desviaciones presupuestarias.
Así, utilizar una plantilla presupuesto gastos de viaje no solo te ayuda a mejorar la transparencia financiera, sino que también permite una mejor toma de decisiones, identificando cuáles son las áreas críticas de ahorro e inversión.
Sin embargo, a la hora de elaborar una plantilla para presupuesto de viaje eficiente y útil para la empresa, es importante incluir todas las categorías de gasto relevantes. Desde Destinux destacamos:
1. Transporte
Incluye vuelos, trenes, taxis, alquiler de coches, peajes y combustible. Define también los trayectos previstos y sus costes estimados.
2. Alojamiento
Presupuesta las noches de hotel, incluyendo tasas, servicios extra (WiFi, lavandería) y posibles penalizaciones por cancelaciones.
3. Alimentación
Calcula las dietas por día y por viajero, diferenciando si las comidas están cubiertas por el alojamiento o reuniones con clientes.
4. Seguro de viaje
Indispensable para cubrir incidencias como cancelaciones, pérdida de equipaje o atención médica en el extranjero.
5. Gastos adicionales
Imprevistos, roaming, alquiler de espacios o equipos, conexión a internet, impresión de materiales, etc.
6. Márgenes de seguridad
Es recomendable asignar un 5-10 % del total del presupuesto a posibles imprevistos.
Por qué digitalizar tu plantilla presupuesto gastos de viaje
Estarás de acuerdo con nosotros en que seguir gestionando los presupuestos de viaje con herramientas manuales como hojas de cálculo no solo consume tiempo, sino que también aumenta el riesgo de errores, falta de visibilidad y desviaciones presupuestarias. Aquí es donde Destinux, la solución desarrollada por Consultia Business Travel, marca la diferencia.
Este software integra y automatiza todo el ciclo de gestión del viaje corporativo, permitiendo una supervisión en tiempo real del gasto, una alineación con los objetivos estratégicos de la empresa y un cumplimiento riguroso de las políticas internas.
Con Destinux, las organizaciones pueden dejar atrás las tareas repetitivas y manuales, y dar paso a una gestión inteligente, ágil y transparente de sus presupuestos de viaje:
- Automatizar la creación y gestión de presupuestos.
- Monitorizar gastos en tiempo real.
- Alinear el gasto con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Detectar desviaciones al instante.
- Mejorar el cumplimiento de las políticas de viajes hasta en un 40 %.
- Reducir hasta un 70 % el tiempo invertido en la gestión administrativa del viaje.
Cuando se trata de gestionar eficazmente el presupuesto de viajes corporativos, contar con la herramienta adecuada puede marcar la diferencia entre una gestión reactiva y una estrategia proactiva y alineada con los objetivos financieros de la empresa.
¿Quieres saber más sobre todo lo que Destinux puede ofrecer a tu empresa? ¡Contacta con nosotros!