Como hemos comentado en diferentes ocasiones a lo largo de nuestro blog, los viajes de empresa comprenden una parte esencial en el día a día de muchas organizaciones, permitiendo, entre otras cosas, el crecimiento de negocios, el cierre de acuerdos y colaboraciones, o el desarrollo de reuniones cruciales.
A la hora de organizar estos viajes, cada vez son más las empresas que buscan y priorizan formas de optimizar y ahorrar en los gastos que conlleva el proceso de gestión sin dejar de lado, por supuesto, la eficiencia y la calidad de estas salidas.
Desde la apuesta por la digitalización y la automatización de procesos hasta la implementación de políticas de gastos más efectivas, desde Consultia Business Travel queremos acercarte 10 consejos que te permitirán ahorrar en tus viajes de empresa. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo!
10 factores que te permitirán ahorrar en los viajes de empresa de tu organización
El nuevo entorno empresarial está cambiando y las organizaciones se enfrentan cada vez más a la necesidad de hacer que los procesos organizativos sean más eficientes, buscando eliminar recursos innecesarios y ahorrar en sus viajes al mismo tiempo que se mejoran los resultados tanto para la empresa, como la experiencia de todo el equipo implicado.
Como te adelantábamos antes, gracias a la implementación de la digitalización en todas las áreas de negocio, es posible optimizar procesos, evitar errores y hacer que la gestión de viajes sea mucho más eficiente para todo el equipo.
Si hay algo en lo que somos expertos en Consultia Business Travel es en aplicar la tecnología adecuada al proceso de gestión de los viajes de negocio. Por eso, queremos darte a conocer 10 factores que no puedes pasar por alto en la organización de tus viajes de empresa. Unos factores que te permitirán ahorrar hasta un 20% de los costes de gestión. ¡Toma nota!
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Cumplir con las políticas de la empresa
Hoy en día es cada vez más evidente la necesidad de que las empresas actualicen y adapten sus políticas de gastos a la gestión de sus viajes para alcanzar objetivos comerciales, logrando así gestionar sus costes, aumentar la eficiencia y garantizar la transparencia y responsabilidad en los gastos de los empleados.
En este sentido, es importante considerar algunos consejos para implementar una óptima política de gastos de viaje en una empresa. Estos consejos incluyen desde establecer políticas personalizadas a cada viajero, implementar criterios para los viajes de mayor intencionalidad y duración, o implementar políticas de viaje que tengan en cuenta la Eco conciencia.
Según fuentes como Aberdeen Group, contar con una política de viajes bien implementada puede ayudarte a ahorrar entre un 5 y el 15% del presupuesto disponible para los viajes de negocio. Con este método, una empresa con un volumen anual de viajes de 200 mil euros podría ahorrar hasta 30 mil euros.
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Automatizar los procesos de autorización y aprobación de viajes
Centralizar todos los viajes en una o más personas de la empresa conlleva una gran carga de trabajo, lo que resulta en horas de dedicación y, en algunas ocasiones, de pérdida de información y retrasos en los procesos de autorización y aprobación.
A través de un sistema automatizado, el responsable de la empresa encargado de autorizar todos los procesos puede recibir en una única plataforma todas las solicitudes de autorización, disponiendo, además, en tiempo real, de toda la información que acompaña a la solicitud concreta, lo que resulta en un ahorro de hasta un 70% del tiempo del equipo en esta área.
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Atribuir digitalmente los gastos de viaje a los proyectos o unidades correspondientes
Según datos del Grupo Aberdeen, el coste promedio del procesamiento manual de una factura es de 5,90 euros. Sin embargo, gracias al uso de herramientas automatizadas como Destinux; el software de viajes de Consultia Business Travel, una empresa que realiza 500 servicios al año podría ahorrar alrededor de 3.000€ en la gestión de las facturas de sus viajes al asignar los gastos a los proyectos o unidades correspondientes, evitando errores en el proceso y eliminando la facturación manual y, con ella, extensas horas de trabajo.
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Eliminar gastos de integración entre proveedores al contar con una única solución para la empresa
Por un lado, las empresas contratan sistemas tecnológicos encargados de digitalizar procesos con el objetivo de aumentar la eficiencia y, por otro, contratan los servicios propios de una agencia de viajes, lo que les lleva a asumir gastos de contratación y gestión de dos proveedores diferentes. Al poder contar con todos los servicios en una única plataforma, se logran eliminar los gastos derivados de ambas contrataciones.
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Tecnología avanzada del sistema de gestión SaaS, junto con un servicio de atención personalizado de un profesional especializado
Las empresas necesitan un servicio integral tecnológico que les permita digitalizar y automatizar todos los procesos implicados pero sin prescindir del trato personalizado y humano de un Personal Travel Assistant, contando así con una atención profesional para los viajeros y evitando, al mismo tiempo, tener que contratar dos proveedores distintos, lo que se traduce, indudablemente, en ahorro de costes.
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Reunir toda la documentación de viaje en la agenda online del colaborador
La pérdida de documentación del viaje lleva consigo una multitud de búsquedas y nuevas solicitudes al agente de viajes para su reenvío. Entendiendo esto, poder disponer de toda la documentación correspondiente al viaje reduce las pérdidas de tiempo por reclamaciones y extravíos. Además, permite beneficios tanto a nivel organizativo como económico, logrando una mayor eficiencia en la gestión y una mejor trazabilidad en los presupuestos.
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Contar con un sistema de información que permita tener el historial y preparar fácilmente los presupuestos anuales:
En línea con el punto anterior, disponer de toda la información tanto actual, como histórica, en una misma plataforma puede ahorrar el 75% del tiempo invertido en la búsqueda de la misma.
Según la retroalimentación de las empresas que han implementado este sistema, antes de obtener un sistema de gestión de viajes de negocios digital necesitaban, al menos, 3 meses para preparar el presupuesto del próximo año, ya que no tenían registros históricos que les permitieran prever la inversión necesaria para el próximo año.
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Integrar procesos de gestión de viajes con varios sistemas internos de la empresa (ERP)
La integración de Destinux con otros sistemas y ERPs proporciona una mayor visibilidad y control en tiempo real sobre los gastos de viaje, lo que facilita la toma de decisiones y la planificación financiera. Al contar con datos actualizados y precisos, los responsables pueden evaluar con mayor precisión el impacto financiero de los viajes y ajustar las políticas de gastos según las necesidades cambiantes de la empresa.
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Digitalizar gastos y subsidios
Al integrar todos los gastos en un mismo sistema, se logra reducir el tiempo y la posibilidad de cometer errores manuales, obteniendo como resultado una gestión más eficiente y exacta.
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Contar con un Personal Travel Assistant
Logrando un perfecto equilibrio entre tecnología y trato humano, Destinux cuenta con un equipo de profesionales altamente capacitado y dedicado a respaldar a cada viajero de forma 100% personalizada en cada etapa de su trayecto.
Gracias a este equipo de asistencia en viaje, los viajeros se sienten acompañados y tranquilos al saber que cuentan con un equipo de expertos a su disposición, lo que les permite enfocarse en sus objetivos comerciales y aprovechar al máximo cada viaje.
Sin duda, para lograr ahorrar en viajes de empresa, las organizaciones deben implementar sistemas que se adapten a los criterios organizativos, así como proporcionar a los viajeros las herramientas necesarias para planificar y personalizar toda la experiencia del viaje desde una perspectiva que priorice la eficiencia y rentabilidad.
Como hemos visto, Destinux; la solución digital y humana desarrollada por Consultia Business Travel está diseñada para acercar a todas las empresas una gestión eficiente de los viajes de negocio, permitiéndoles optimizar cada proceso que forma parte de la organización para ahorrar hasta un 20% en el presupuesto total.
De la mano de Destinux, son muchas las empresas que pueden dejar de perder tiempo y dinero en la gestión de sus viajes corporativos, mejorando, además, la experiencia de los viajeros de negocio.
¿Quieres conocer más sobre Destinux y todas las funcionalidades que puede acercar a tu empresa? En Consultia Business Travel estaremos encantados de ofrecerte una demostración y asesorarte sobre las necesidades específicas de tu organización. Contacta con nosotros.