El control de gastos de viaje responde a una prioridad cada vez más común en todas las empresas preocupadas por alcanzar la máxima eficiencia operativa, ahorro y sostenibilidad en cada una de sus actividades. En este sentido, a medida que el Business Travel evoluciona hacia modelos más digitales y flexibles, surge una necesidad clara: implementar sistemas y políticas que aseguren una gestión transparente, automatizada y alineada con los objetivos corporativos.
En este artículo, desde Destinux, te explicamos cómo garantizar un adecuado control de gastos de viaje en tu organización, abarcando desde la importancia de digitalizar procesos hasta las mejores prácticas y consejos para establecer políticas efectivas y reconocer las mejores herramientas del sector.
¿Qué importancia representa llevar a cabo un óptimo control de gastos de viaje?
Como responsable de los viajes corporativos de tu organización sabrás que, aunque los costes visibles como vuelos, hoteles o dietas suelen estar presupuestados, los costes ocultos representan una gran parte del presupuesto de los viajes corporativos, llegando incluso al 80% del total.
Entre estos costes ocultos entran en juego prácticas como los procesos manuales de aprobación, la falta de integración entre sistemas, la ausencia de una política de viajes automatizada o los errores humanos y los reportes tardíos.
Y es que, estos gastos invisibles van más allá de la rentabilidad de los diferentes desplazamientos, sino que, en la gran mayoría de los casos, acaban deteriorando tanto la experiencia del viajero como la productividad del equipo administrativo. Por eso, contar con un sistema de control de gastos de viaje eficiente es clave para reducir fugas financieras y tomar decisiones basadas en datos, entre otras muchas funcionalidades.
Digitalización: clave para un control de gastos de viaje completo y eficiente
Cada vez más, la digitalización representa un elemento clave para lograr un control total de los gastos de viaje en las empresas. Destinux, nuestro software para control de gastos de viaje está diseñado para automatizar cada etapa del proceso, lo que se traduce en una reducción significativa del tiempo dedicado a tareas administrativas, una disminución de costes ocultos y una mejora notable en la experiencia del viajero.
Además, la digitalización del control de gastos de viaje con Destinux garantiza una trazabilidad completa de cada gasto, permitiendo a las organizaciones centralizar toda la información relevante, eliminar duplicidades, minimizar errores humanos y acceder a reportes detallados en tiempo real, lo que permite optimizar la eficiencia operativa, así como reforzar la transparencia y el control financiero en cada desplazamiento corporativo.
¿Qué debe incluir una política efectiva de gastos de viaje?
A la hora de lograr un completo control de gastos de viaje es importante tener en cuenta también el desarrollo de una política efectiva de gastos; una serie de directrices que permitirán estar alineados en todo momento con la cultura y objetivos de la empresa.
Para desarrollar una política efectiva de gastos de viaje, desde Destinux destacamos las siguientes buenas prácticas:
1. Límites de gasto por categoría
Establece topes para vuelos, alojamiento, dietas y transporte. Puedes considerar excepciones justificadas (festividades, ferias, urgencias).
2. Acuerdos con proveedores
Define acuerdos corporativos con aerolíneas, cadenas hoteleras o agencias de transporte para conseguir mejores tarifas y beneficios adicionales.
3. Criterios sostenibles
Fomenta el uso de medios de transporte menos contaminantes y ofrece herramientas para medir y compensar la huella de carbono, como Destinux Green.
4. Personalización y flexibilidad
Aplica políticas dinámicas que se adapten a distintos perfiles de viajeros y necesidades operativas. Esto te ayudará a mejorar la satisfacción y el cumplimiento de estas políticas.
Mejores herramientas y tecnología para optimizar el control de gastos de viaje
Como adelantábamos, para lograr un control de gastos de viaje efectivo y sostenible en el tiempo, contar con herramientas tecnológicas especializadas es fundamental. En este contexto, Destinux, el software integral de gestión de viajes corporativos desarrollado por Consultia Business Travel, destaca como la solución de referencia para empresas que buscan eficiencia, automatización y trazabilidad en todos los procesos relacionados con los viajes de negocio.
¿Por qué Destinux es clave para el control de gastos de viaje?
Destinux no es simplemente un software para control de gastos de viaje, sino una plataforma SaaS que integra en una sola solución todas las funcionalidades necesarias para gestionar de forma centralizada los desplazamientos corporativos, desde la planificación hasta el análisis de los costes.
Además del control de gastos de viaje, entre sus principales aportes destacan:
- Automatización de la política de viajes: Establece reglas dinámicas que se aplican automáticamente al momento de reservar, evitando errores manuales y gastos fuera de política.
- Digitalización de la gestión de gastos: Reemplaza las plantillas manuales de control de gastos de viaje por procesos digitales, lo que permite registrar, validar y consolidar los datos de forma precisa y en tiempo real.
- Monitoreo y visibilidad del gasto: Gracias a sus paneles de control e informes personalizados, es posible hacer un seguimiento exhaustivo de todos los gastos, detectar desviaciones presupuestarias y tomar decisiones basadas en datos.
- Integración con sistemas ERP y contables: Destinux permite conectar los datos de viaje con los sistemas internos de la empresa, eliminando la necesidad de introducir información manualmente y reduciendo los errores administrativos.
- Reserva inteligente y flexibilidad: La plataforma facilita la reserva de transporte, alojamiento y servicios complementarios con total autonomía, pero bajo las condiciones predefinidas por la empresa.
- Compensación de huella de carbono: Una funcionalidad avanzada que permite calcular y compensar automáticamente las emisiones de CO₂, contribuyendo a los objetivos de sostenibilidad corporativa.
En Consultia Business Travel sabemos que el entorno laboral actual exige herramientas que equilibren control y flexibilidad. Por eso, con Destinux, las empresas no solo optimizan sus costes, sino que también mejoran la experiencia del viajero, alinean sus políticas con los valores corporativos y responden de forma ágil a las nuevas demandas del business travel, como el bleisure o los viajes sostenibles.
Sin duda, implementar un sistema de control de gastos de viaje como Destinux significa transformar la gestión de los viajes corporativos en una ventaja estratégica: más control, menos costes ocultos, mayor cumplimiento normativo y mejor satisfacción del empleado.
Formación y comunicación: Importancia de capacitar a los empleados
Sin embargo, una gestión eficiente de los viajes corporativos enfocada al control de gastos de viaje requiere no solo herramientas adecuadas, sino también una sólida estrategia de formación y comunicación interna.
De esta manera, es fundamental capacitar a los empleados sobre la política de viajes vigente, así como mantenerla actualizada para que refleje los cambios en la operativa, los objetivos de la empresa y el contexto del mercado.
En paralelo, el seguimiento de KPIs específicos como el gasto promedio por viajero, el ahorro conseguido en cada desplazamiento y el grado de cumplimiento de las políticas establecidas permitirá evaluar el desempeño del sistema de control y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.
Además, revisar periódicamente los proveedores y las tarifas negociadas es esencial para asegurar que la empresa obtenga siempre las mejores condiciones disponibles, optimizando los costes sin sacrificar la calidad del servicio.
Garantizar el control de gastos de viaje en una organización no se trata solo de reducir costes, sino de implementar una cultura de eficiencia, responsabilidad y estrategia. Hoy más que nunca, el éxito en el sistema de control de gastos de viaje está en la automatización, la personalización y la sostenibilidad.
¿Estás listo para transformar la gestión de tus viajes corporativos con Destinux? Contacta con nosotros.