10 fatores para poupar 20% nas viagens de negócios

Lisboa, 08 novembro de 2023 – A Consultia Business Travel, empresa que atua no mercado da gestão integral de viagens de negócios, identifica 10 fatores a implementar nas empresas para economizar até 20% do orçamento dedicado às viagens de negócios. Digitalizar, automatizar e integrar todos os processos de gestão e gastos de viagens de negócios num único sistema permite às empresas reduzir o tempo gasto e economizar custos.

O novo panorama empresarial está a mudar e, consequentemente, a gestão de gastos nas viagens de negócios é um desafio para muitas empresas. Neste contexto, as organizações enfrentam cada vez mais a necessidade de tornarem os processos de gestão das viagens corporativas mais eficientes e economizarem custos com isso.

Através da implementação da digitalização em todas as áreas de negócio é possível otimizar processos, evitar erros e tornar a experiência de gestão das viagens muito mais eficiente para toda a equipa. E, por isso, a Consultia Business Travel revela 10 fatores que devem ser tidos em conta para economizar 20% dos custos:

1 – Cumprir as políticas da empresa e poupar entre 5-15% do orçamento disponível para as viagens de negócios (Fonte: Aberdeen Group), através deste método uma empresa com um volume anual de viagens de 200 mil euros pode poupar até 30 mil euros. Atualmente é, cada vez mais, visível a necessidade das empresas atualizarem e adaptarem as suas políticas de despesas com a gestão de viagens, para atingir os objetivos de negócio. E, por isso, as políticas devem ser bem implementadas e ajustadas de acordo com as necessidades dos diferentes departamentos da empresa e configuradas de acordo com os valores da organização.

2 – Automatizar os processos de autorização e aprovação das viagens permite economizar até 70% do tempo da equipa nesta área (Fonte: Aberdeen Group). Com a centralização de todas as viagens numa ou mais pessoas da empresa traduz-se numa grande carga de trabalho. Através de um sistema automatizado, o responsável que autoriza os processos, recebe uma solicitação e pode indicar o novo custo máximo do hotel a ser aplicado naquela reserva exclusivamente.

3 – Atribuir digitalmente as despesas de viagem aos projetos ou unidades correspondentes. De acordo com os dados do Grupo Aberdeen, o custo médio do processamento manual de uma fatura é de 5,90 euros. No entanto, através da incorporação da digitalização uma empresa que realiza 500 serviços por ano, pode poupar cerca de 3000€ na gestão de faturas das viagens, atribuir as despesas aos centros de custo correspondentes, evitar erros no processo e eliminar a faturação manual.

4 – Eliminar despesas de integração entre fornecedores com a integração de uma solução única para a empresa. Por um lado, as empresas contratam sistemas tecnológicos que digitalizam os processos para aumentar a eficiência e, por outro, contratam o serviço de agência de viagens, o que as leva a adquirir gastos de contratação e gestão de dois fornecedores diferentes.

5 – A tecnologia avançada do sistema de gestão SaaS, software como serviço, juntamente com o serviço personalizado de um profissional especializado, permite às empresas e às equipas reduzir recursos, custos, ganhar em transparência e eliminar as tradicionais taxas de gestão.

6 – Reunir toda a documentação de viagem na agenda online do colaborador, permite reduzir perdas de tempo de reclamação e extravio. A perda da documentação de viagem gera uma infinidade de buscas e novos pedidos ao agente de viagens para encaminhá-la, é uma realidade que impacta 18% dos casos e que produz mau estar na equipa que viaja.

7 – Contar com um sistema de informação que permita ter o histórico e preparar facilmente os orçamentos anuais, permite poupar 75% do tempo gasto. De acordo com o feedback das empresas que implementaram este sistema, antes de obterem um sistema de gestão de viagens de negócios digital, necessitavam de pelo menos 3 meses para preparar o orçamento para o ano seguinte, porque não apresentavam registos históricos que lhes permitissem prever o investimento necessário para o próximo ano.

8 – A integração de processos de gestão de viagens com diversos sistemas internos da empresa (ERP), permite eliminar ilhas de informação na empresa e acelerar a tomada de decisões diariamente. (Fonte: Software Doit 2019)

9 – Digitalizar despesas e subsídios. Este fator permite reduzir o tempo e eliminar erros manuais ao integrar todas as despesas de viagem num único sistema.

10 – Contar com um Personal Travel Assistant dedicado e pronto a ajudar a equipa da empresa com quaisquer dificuldades que possam surgir. Poupa recursos e tempo ao cliente e o passageiro concentra-se no motivo da sua viagem. (Fonte: Quintana Research 2021)

Para aumentar o volume de negócios e conseguir economizar nas viagens corporativas, as empresas devem ajustar os critérios da empresa, implementar sistemas que se adaptem aos critérios organizacionais e que forneçam aos passageiros ferramentas para planear e personalizar a experiência de viagem com custos reduzidos, trazendo eficiência a todo o processo.

O Destinux, a solução digital e humana que disponibiliza a gestão de forma eficiente das viagens de negócios desenvolvida pela Consultia Business Travel, permite otimizar os 10 processos através dos quais as empresas conseguem poupar até 20% no orçamento total.

Graças ao Destinux, muitas empresas podem deixar de perder tempo e dinheiro na gestão das suas viagens corporativas e melhorar a experiência da sua equipa e, consequentemente, o ambiente no escritório. É a solução que digitaliza e automatiza a gestão das viagens corporativas e se integra com os sistemas dos clientes, sem perder a atenção humana através de um Personal Travel Assistant, que assiste os passageiros durante todo o processo e em qualquer imprevisto e emergência.

Sobre Consultia Business Travel:

Consultia Business Travel® é uma empresa especializada na gestão integrada de viagens de negócios (Travel Management Company). Graças ao Destinux®, a sua solução diferenciada baseada em software cloud-based com um serviço de assessoria personalizado (Personal Travel Assistant), oferece uma solução integral para a gestão das viagens de negócios. Para além de gerir as necessidades de reuniões, incentivos, congressos e eventos (MICE) que a empresa necessita.

A empresa de origem espanhola, fundada em 2010, conta, atualmente, com escritórios em Espanha e Portugal de onde opera em 7 países. A startup em fase de crescimento integrou no seu potente sistema de gestão cerca de 3 milhões de hotéis, mais de 600 companhias aéreas, 27 empresas de rent a car em todo o mundo e transfers privados em mais de 160 países, RENFE, Iryo e táxis e TVDE em mais de 90 estados, conseguindo uma conectividade online e uma eficiência que se destacam no mercado das viagens de negócios.