Sin duda, en los últimos años, los viajes de negocios, y el sector del Business Travel en general, han sufrido un proceso de transformación. Unos cambios que han venido acompañados por unas nuevas tendencias y prioridades que no buscan otro objetivo que no sea registrar un mayor aumento de la eficiencia en los procesos de gestión sin dejar de lado, por supuesto, las garantías de lograr la mejor experiencia posible en los viajeros de negocio, prestando una especial atención al trato humano y personalizado.
Ante este nuevo contexto, con el objetivo de garantizar que cada desplazamiento se traduzca en un retorno de la inversión significativo, optimizar los gastos de viaje se vuelve una tarea crucial. Por eso, en este artículo, desde Consultia Business Travel, entraremos en detalle en una serie de consejos prácticos y estratégicos para maximizar la eficiencia y minimizar los costes.
Desde una digitalización inteligente hasta la gestión de los gastos, te contamos cómo tu empresa puede optimizar los gastos de sus viajes corporativos. ¡Sigue leyendo!
¿Qué papel juega la política de gastos de viaje en una empresa?
Como sabrás, la política de viajes de una empresa abarca un conjunto de normativas y directrices que establecen los límites y requisitos para la planificación y administración de los viajes corporativos. Entre otras cosas, estas pautas están diseñadas para cumplir diversos objetivos, como el control de costes, la mejora de la experiencia del viajero, la promoción de prácticas sostenibles y la coherencia con la identidad corporativa durante el desarrollo del viaje.
Atendiendo a los objetivos anteriores, a la hora de establecer una política de gastos de viaje efectiva, las empresas suelen considerar ciertos criterios básicos:
- Establecimiento de límites de gastos máximos y mínimos para reservas como vuelos, hoteles y vehículos.
- Flexibilidad para excepciones en los precios máximos durante eventos especiales o temporadas de alta demanda.
- Preferencia por ciertos proveedores basada en acuerdos comerciales, programas de fidelización u otras ventajas.
- Consideración de criterios que reflejen la identidad de la empresa, como la selección de hoteles de una categoría específica o el uso de vehículos de una determinada gama para todo el equipo.
En cualquier caso, una política de gastos de viaje bien estructurada tiene el potencial de optimizar los procesos de gestión, controlar los costes y garantizar la transparencia y responsabilidad en relación con los gastos de los empleados; unos factores que, sin duda, contribuyen a la rentabilidad y eficiencia general de los viajes corporativos.
¿Por qué centralizar los gastos de viaje en una empresa?
En línea con mejorar la rentabilidad y eficiencia general de los viajes corporativos, la centralización de los mismos emerge como una estrategia clave para alcanzar estos objetivos de manera efectiva.
De esta forma, utilizar sistemas automatizados y centralizados de gestión de gastos puede agilizar y simplificar el proceso de contabilización. Entre otras cosas, estos sistemas permiten a los empleados cargar recibos, categorizar gastos y asignarlos a las unidades correspondientes, así como enviar informes de manera rápida y eficiente, proporcionando a los responsables la capacidad de revisar y aprobar los informes de gastos de forma remota, directa e inmediata, lo que resulta en un ahorro tanto en tiempo como en dinero.
- Mejora de la visibilidad y aumento de la supervisión: Al centralizar los gastos de viaje, la empresa puede tener una visión completa y detallada de todos los costes asociados con los viajes corporativos. Esto facilita el seguimiento y la supervisión de los gastos, lo que permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar el presupuesto.
- Ahorro de tiempo y recursos: En lugar de gestionar múltiples cuentas y procesos de facturación dispersos, la centralización de los gastos de viaje permite simplificar los procedimientos administrativos, reduciendo la carga de trabajo para el equipo encargado de la gestión de viajes y permitiendo utilizar de manera más eficiente los recursos de la empresa.
- Cumplimiento de políticas y regulaciones: Por último, y en línea con lo que veníamos comentando, la centralización de los gastos de viaje facilita la aplicación consistente de las políticas de viaje de la empresa, y es que, al tener todos los datos consolidados en un sólo lugar, es más fácil identificar y abordar posibles infracciones o irregularidades.
En definitiva, centralizar los gastos de viaje en una empresa proporciona, sin duda, una mayor transparencia, eficiencia y control sobre los costes, lo que contribuye a una gestión más efectiva de los recursos y a la maximización del retorno de inversión en viajes corporativos.
¿Cómo reducir gastos de viaje en una empresa?
Como hemos visto, la implementación de una política de viajes efectiva puede beneficiar a las organizaciones al gestionar costes, aumentar la eficiencia y garantizar la transparencia en los gastos de los empleados.
Así, para lograr una implementación exitosa, es esencial contar con herramientas tecnológicas que simplifiquen y automaticen el proceso, además de ayudar a alcanzar los objetivos de la empresa.
Una solución de gestión de viajes alineada con las políticas de la empresa puede generar un ahorro económico significativo, hasta el 20% del gasto total de viajes. Aspectos clave que contribuyen a este ahorro incluyen la monitorización del cumplimiento de políticas, la toma de decisiones en tiempo real, la centralización de datos, la implementación de sistemas de supervisión digitalizados y la personalización de políticas según los departamentos o usuarios.
Ante estas necesidades, en Consultia Business Travel estamos orgullosos de poder decir que hemos desarrollado Destinux; un saas integral en la nube que ofrece la solución de gestión de viajes para cualquier tipo de empresa.
Entre sus funcionalidades diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades actuales de las empresas y los viajeros de negocio, Destinux permite una visión organizada de toda la información y gastos de los viajes, facilitando la mejora en la gestión de los desplazamientos y el cumplimiento de las políticas establecidas. Así, Destinux permite a los empleados organizar sus programas de viaje, incluyendo estancias, trayectos y traslados, manteniendo siempre las políticas de la empresa en consideración.
Sin duda, contar con un software de gestión de viajes de empresa como Destinux te acerca múltiples beneficios en términos de tiempo y dinero, entre los que destacamos desde la reducción de costes y la mejora de la eficiencia, hasta la centralización de los gastos, el cumplimiento de políticas y la mejora de la experiencia del empleado.
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