Con el objetivo de garantizar unos desplazamientos empresariales eficientes, rentables y seguros surge el sistema integral de viajes: una solución digital diseñada para transformar la manera en que las empresas gestionan los viajes de negocios, optimizando procesos y aumentando la eficiencia operativa sin dejar de lado un servicio humano de asistencia personalizada.

De manera general, un sistema integral de viajes hace referencia a una plataforma tecnológica diseñada para automatizar y centralizar la gestión de los viajes corporativos sin perder la atención profesional proporcionada por un Personal Travel Assistant. Así, las empresas pueden integrar diversas funciones propias de esta área:  planificación, reservas, control de presupuestos, seguimiento de los gastos en una sola herramienta, o autorizaciones, entre otras muchas, gestionando el ciclo completo de los viajes, desde la planificación hasta la ejecución, de forma mucho más ágil y rentable.

Guia gestion viaje corporativos

Funcionalidades de un sistema integral de viajes 

Como adelantábamos, el sistema integral de viajes comprende una herramienta clave para optimizar la gestión de los desplazamientos corporativos, combinando la tecnología más avanzada con una completa automatización de los procesos, sin perder un servicio humano, personalizado y profesional. Este tipo de sistema permite a las empresas gestionar de manera eficiente todos los aspectos relacionados con los viajes de negocio, mejorando su productividad, reduciendo y optimizando costes, garantizando el cumplimiento de políticas internas y ofreciendo una experiencia más satisfactoria para los empleados.

¿Qué funcionalidades contempla un sistema integral de viajes? 

Automatización de procesos 

En primer lugar, el sistema integral de viajes permite la automatización de diversas etapas del proceso de planificación, desde la solicitud de presupuesto hasta la autorización de los gastos. Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores manuales.

Integración de políticas de viaje

Un sistema integral de viajes permite establecer políticas de viaje claras y específicas, adaptadas a las necesidades de la empresa. Esto asegura que todos los viajes realizados se ajusten a los parámetros establecidos, mejorando el control sobre los gastos y el cumplimiento de las normativas internas.

Gestión de gastos y presupuestos

Con un sistema integral de viajes, es posible asignar los gastos derivados de los mismos a las unidades o proyectos correspondientes, lo que facilita la distribución de costes. Además, al integrarse con el ERP de la empresa, se obtiene un control total en tiempo real sobre el presupuesto y la asignación de los recursos.

Informes y análisis de datos

Gracias a su integración, las empresas pueden acceder a informes detallados sobre sus viajes corporativos. Estos informes son fundamentales para tomar decisiones estratégicas basadas en datos, optimizando aún más la gestión de los desplazamientos y maximizando el retorno de inversión (ROI).

Reserva de viajes en tiempo real

Los sistemas integrales de viajes también permiten realizar reservas de manera directa con proveedores como aerolíneas, hoteles y compañías de alquiler de coches. Esto simplifica el proceso y ofrece una amplia gama de opciones a los empleados, lo que mejora su experiencia de viaje.

Atención personalizada

Por último, el sistema integral de viajes debe contemplar necesariamente la figura de un Personal Travel Assistant. Este profesional simplifica la planificación y ejecución de viajes, ofreciendo un acompañamiento integral que abarca desde la selección de destinos y reservas hasta la gestión de imprevistos. Su labor se centra en brindar atención personalizada, eficiencia, y conveniencia, aliviando el estrés de los viajeros y permitiéndoles concentrarse en sus objetivos. Además, combina tecnología avanzada para una supervisión completa y solución inmediata ante problemas, asegurando una experiencia fluida y satisfactoria.

Beneficios de implementar un sistema integral de viajes

La digitalización de la gestión de viajes corporativos no solo facilita la planificación, sino que también trae consigo una serie de beneficios significativos para las empresas. A continuación, desde Destinux, entramos en detalle en los más destacados:

  • Reducción de costes: La automatización de procesos y la correcta implementación de políticas de viaje pueden resultar en ahorros significativos, reduciendo entre un 5% y un 15% los costes operativos. Además, la integración con proveedores permite obtener tarifas más competitivas.
  • Ahorro de tiempo: El uso de un sistema integral de viajes reduce hasta un 70% el tiempo invertido en tareas administrativas, como la aprobación de viajes, la gestión de gastos y la elaboración de informes.
  • Mayor satisfacción del empleado: Al contar con una plataforma intuitiva que facilita la planificación de viajes, los empleados pueden organizar sus desplazamientos de manera más autónoma y acorde a sus preferencias, lo que se traduce en mayor satisfacción y eficiencia.
  • Mejor control y visibilidad: Con un sistema integral, las empresas tienen acceso a toda la información relacionada con los viajes en un solo lugar, lo que permite un control en tiempo real sobre los gastos y el cumplimiento de las políticas de viaje.
  • Asistencia personalizada: Destinux es el único sistema integral de viajes que  incluye un servicio de asistencia personalizada mediante un Personal Travel Assistant, disponible para resolver cualquier incidencia antes, durante o después del viaje, proporcionando una capa adicional de seguridad y comodidad.

Un sistema integral de viajes no solo facilita la organización, sino que se convierte en una herramienta estratégica para las empresas. Gracias a su capacidad para integrar todas las funciones clave, las empresas pueden optimizar sus recursos y mejorar la toma de decisiones. Además, la digitalización de todos estos procesos contribuye a una mayor sostenibilidad al reducir el uso de documentos físicos y mejorar la eficiencia operativa.

Si estás listo para llevar la gestión de los viajes de tu empresa al siguiente nivel, un sistema integral de viajes es la solución que estás buscando. ¿Te gustaría saber más sobre cómo implementar esta tecnología en tu organización? ¡Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar tus viajes corporativos!