Con la actividad del sector de Business Travel prácticamente recuperada, los viajes y los viajeros vuelven, pero lo hacen de manera distinta; reflejando un interés por una mayor autonomía que viene como respuesta a un entorno laboral más flexible, más digital y completamente marcado por las nuevas relaciones de confianza entre los trabajadores y las empresas.
Este nuevo contexto en el sector de los viajes de negocio hace, por tanto, visible en las empresas la necesidad de una actualización y adaptación de sus políticas de gastos de viaje.
Un cambio que refleje un mayor interés en las nuevas preferencias de los viajeros de negocios a la hora de tener que salir de la oficina.
En Consultia Business Travel hemos hecho un trabajo de investigación en el sector para conocer en profundidad cómo ha evolucionado la gestión de la política de gastos de viaje en una empresa. Además, en el siguiente artículo también te decimos cuáles son las nuevas necesidades de los viajeros de negocios. ¡Sigue leyendo!
¿A qué hace referencia la política de gastos de viaje en una empresa?
Como es evidente, la prioridad de las empresas a la hora de organizar sus viajes de negocios es conseguir sus objetivos empresariales a la vez que la gestión de los mismos debe seguir diferentes premisas, como puede ser, por ejemplo, la sostenibilidad, el ahorro de costes o la experiencia de usuario; factores que determinarán el éxito de la organización.
La política de gastos de viaje en una empresa se refiere a un conjunto de reglas y directrices que establecen los límites y requisitos en relación a los gastos de viaje de los empleados en representación de la empresa.
Entendiendo esta idea, las empresas incluyen criterios y normas que les ayudan a organizar los viajes de negocio bajo los parámetros de la empresa para cumplir con diferentes objetivos, tales como: el ahorro, la mejora de experiencia de los viajeros, políticas de sostenibilidad en los viajes…
¿Qué criterios básicos se tienen en cuenta a la hora de gestionar los gastos de viaje de una empresa?
- Costes máximos y mínimos en todas las reservas que son necesarias en la organización de un viaje de negocios, como puede ser el coste de los vuelos, hotel, vehículos…
- Excepciones en relación a los precios máximos de las reservas. Estas excepciones en la política de gastos de viaje en una empresa pueden darse, por ejemplo, en temporadas de feria, festivos… incrementando así el gasto máximo.
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- Proveedores. En la política de gastos de viaje en una empresa también se pueden establecer criterios para dar preferencia a unos u otros, o bien por acuerdos propios, o por sistemas de fidelización y ventajas que ofrecen.
- Criterios de sostenibilidad y conservación del medio ambiente, apostando según en qué desplazamientos, por medios de transporte que contaminen menos.
- Criterios que buscan la alineación con la identidad de una empresa, como puede ser la apuesta por la reserva de hoteles de una determinada categoría para todo el grupo, o utilizar coches de una gama en concreto.
Consejos para implementar una óptima política de gastos de viaje en una empresa
Como hemos comentado, la implementación de una política de gastos de viaje de una empresa efectiva y bien diseñada puede ayudar a las organizaciones a gestionar sus costes, aumentar la eficiencia y garantizar la transparencia y responsabilidad en los gastos de los empleados.
En este sentido, es importante considerar algunos consejos para implementar una óptima política de gastos de viaje en una empresa. Estos consejos incluyen desde establecer políticas personalizadas a cada viajero, implementar criterios para los viajes de mayor intencionalidad y duración, o implementar políticas de viaje que tengan en cuenta la Eco conciencia.
A continuación, desde Consultia Business Travel, vamos a profundizar en cada una de estas ideas.
Implementar políticas de viaje personalizadas a cada viajero
En este sentido, es importante personalizar los viajes corporativos con tecnologías que permitan mejorar la experiencia de los viajeros.
En Consultia Business Travel sabemos muy bien que cada usuario es distinto y que, por lo tanto, a la hora de viajar puede presentar necesidades y preferencias diferentes. De esta forma, implementar políticas de viaje personalizadas a cada viajero con tecnologías que lo permitan para poder mejorar así la experiencia de los viajeros es un factor determinante.
En este sentido, las políticas de viaje de las empresas deberían empezar a ser flexibles, considerando las necesidades personales del viajero. Esta idea se podría conseguir aplicando políticas dinámicas o flexibles y ofreciendo diferentes opciones a los viajeros para que sientan la libertad de poder elegir.
Entendiendo esta nueva necesidad de los viajes de negocio, nuestro software Destinux permite aplicar políticas de viaje y preferencias individuales, así como customizar por completo las políticas según cada unidad del organigrama empresarial.
Implementar criterios para los viajes de mayor intencionalidad y duración
Según los últimos datos de la GBTA, los viajes de un día o una noche han disminuido considerablemente en contraste con el aumento de los desplazamientos de mayor duración que contemplan varios días y varias noches, con el fin de abarcar un mayor abanico de objetivos, entre los que también se encuentra el ocio.
Esto ocurre, por ejemplo, en los viajes de congresos; una disciplina MICE que generalmente se organiza en lugares que cuentan con una oferta tanto de turismo, como de ocio, dando respuesta a la necesidad actual de combinar estas dos actividades mediante los conocidos viajes bleisure.
Los viajes bleisure; una nueva tendencia que se suma al crecimiento del business travel, ofrecen, sin duda, una mayor flexibilidad y libertad en la organización de los viajes corporativos.
De esta forma, las organizaciones pueden implementar, en sus políticas de gastos, criterios que permitan al viajero incluir ocio en sus viajes de mayor duración mediante sistemas que ofrezcan la posibilidad de contratar los servicios bien como viajero de negocio, o bien como usuario de ocio (reservas personales).
Además, aporta valor a los viajeros, refuerza la estrategia corporativa de la empresa, fortalece las relaciones comerciales con clientes, amigos y socios, y constituye una ventaja competitiva a la hora de contratar nuevos empleados.
Implementar políticas de gastos de viaje en una empresa que tengan en cuenta la Eco conciencia.
Según los datos del último informe de la GBTA, más del 95% de los viajeros de negocios presentan una elevada “eco conciencia”, por lo que entre sus prioridades a la hora de viajar se encuentra la de hacerlo de forma sostenible y de no impactar negativamente en la tierra.
Entendiendo estas preocupaciones, la empresa debe incluir en sus políticas de viaje diferentes opciones para que los viajeros puedan elegir desplazamientos más neutros y sostenibles.
La nueva funcionalidad de Destinux, la solución digital y humana para la gestión del business travel, ofrece una respuesta a todas las nuevas exigencias de sostenibilidad en las empresas.
De esta forma, Destinux Green permite conocer la huella de carbono que haya podido generar la empresa y compensarla con un sistema de blockchain que ofrece, en un sólo click, la compensación de forma transparente y segura.
Beneficios de ajustar la política de gastos de viaje en una empresa
Los beneficios de ajustar las políticas de viaje en las empresas son innumerables, sobre todo en términos de gestión de gastos y reembolsos, aunque los más importantes son aquellos que tienen que ver con la garantía de satisfacción de los viajeros de negocio y cumplimiento con los valores de la empresa.
Ajustar la política de gastos de viaje en una empresa a las necesidades actuales de la misma, así como de sus viajeros, repercutirá no sólo en una mayor satisfacción al viajar, sino también en la garantía de contar con unos empleados más felices y satisfechos, más comprometidos con los objetivos de la empresa, una mayor retención del talento, mejores resultados y la consecución de unas políticas más ajustadas a los valores de la empresa y su identidad.
Desde Consultia Business Travel, especialistas en la gestión de los viajes de negocio, te contamos todas las novedades sobre viajes de empresa y cómo rentabilizarlos. ¡Visita nuestro blog y no te pierdas ninguna noticia!