En algún momento, cada negocio tiene dificultades para administrar sus gastos de viajes sobre todo si no cuenta con un gestor de viajes corporativos. El trabajo para racionalizar la efectividad de esta área a menudo recae en el departamento de finanzas, pero muchos empleados no están capacitados para abarcar todas las tareas que engloba este tipo de gestión.

En Consultia Business Travel somos conscientes de la complejidad de este tipo de trabajo, por eso nos hemos propuesto acompañarte durante todo el proceso de gestión de los viajes corporativos de tus empleados, ¿cómo? a través de nuestra herramienta para la gestión del business travel.

A través de nuestra plataforma podrás definir las reglas de facturación, realizar tus propias reservas o las de otros departamentos, monitorizar el consumo de tus empleados, acceder al histórico de facturas o configurar tus políticas de compra.

 

¿Te apetece saber más sobre nuestra herramienta y conocer las funciones que te ayudarán a controlar y tramitar los gastos de viajes de tu compañía? Si es así, desde Consultia Business Travel te las contamos a continuación.

Accede a informes de gastos a la carta

Nuestra herramienta te permitirá crear y definir informes de gastos que te ayudarán a controlar el consumo de tus business trips. Además, podrás dar acceso a estos documentos a aquellas personas autorizadas de tu empresa.

  • Control: el personal que se encargue de esta gestión podrá ir controlando la facturación desglosada al detalle, según las preferencias preestablecidas, ya sea por departamentos, usuarios, centros de coste, proyectos, destinos o productos.
  • Accesibilidad: nuestra herramienta permitirá a aquellas personas encargadas de la gestión del business trip tener acceso 24 horas a la herramienta desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Eficiencia: los documentos se almacenarán de manera automática y siempre de forma organizada. De esta forma resultará más fácil acceder a los movimientos de gastos de viajes en un determinado periodo de tiempo.

Histórico de facturas

Esta opción permitirá al corporate travel manager acceder al histórico de facturas debidamente ordenadas y fácilmente localizables, pudiendo descargarlas cuando se desee.

  • Máximo control: la persona autorizada podrá ir controlando los diferentes servicios contratados por los empleados y sus respectivas facturas.
  • Ahorro: reducirás al máximo los costes de gestión administrativa. De esta forma evitarás la solicitud continua de las facturas de cada reserva efectuada. Evitando de este modo la pérdida de ningún dato importante para tu empresa.

Análisis y monitorización de los consumos

 A través de la herramienta podrás obtener información detallada y desglosada de los consumos de los viajes corporativos de tu empresa en un tiempo determinado. ¿Cómo?, esta función te permitirá analizar y tratar los datos de tu empresa, generar informes, estadísticas, porcentajes y gráficas personalizadas de forma automática.

  • Más información: a través de la herramienta podrás descargar, a la carta y en un periodo de tiempo determinado, los ficheros de consumo en el momento que lo precises y en el formato que lo solicites.
  • Control: a través de nuestra plataforma aumentarás el seguimiento de los gastos de tu compañía y descubrirás el dónde, cuándo y para qué es destinada la partida de viajes. Además, te permitirá establecer diversos criterios para el ahorro y la correcta designación de los gastos de viajes.
  • Mayor seguridad: la información completa del consumo de viajes se almacenará en nuestro sistema de manera indefinida y estará siempre a tu completa disposición.  Este sistema te permitirá:
  • Crear un perfil de usuario con las preferencias para activarlo en futuras visitas.
  • Elaborar una interfaz de contacto directo con el desarrollador para la implementación de otras necesidades.
  • Crear presentaciones in-situ, personalizadas y anotaciones en las mismas.
  • Generar gráficas personalizables y a la carta según el producto, los diferentes proveedores, los usuarios y según el proyecto ya sea nacional o internacional, entre muchas otras opciones.
  • Exportación de ficheros.
  • Generar un análisis específico para diferentes acuerdos con proveedores.

 

 

Configuración de políticas de compra

Nuestra tecnología te facilitará establecer diferentes criterios de compra tanto de la empresa en su conjunto como de cada una de las unidades que la forman, ya sean departamentos, filiales, centros de coste o usuarios.

Consigue que la empresa tenga una política de compra predefinida y homogenizada. Así tendrás la certeza de que en todo momento se cumplen los criterios establecidos de tu política de gastos de viajes:

  • Eficacia y optimización: la selección de servicios que reservarás se realizará desde una misma plataforma y en base a los filtros generados por las políticas de compra.
  • Seguridad: una política de compras bien definida dota a la empresa de mayor seguridad en los gastos de viajes. ¿Por qué?, porque estos se realizarán bajo unos criterios previamente establecidos.
  • Homogeneidad: establecer unos criterios de compra bien definidos permitirá unificar económicamente la organización de tu empresa.
  • Desde cualquier nivel: establecerás los criterios de gastos de viajes desde la base hasta la cúspide de la organización (para el grupo, la filial, usuarios, según el cargo, los diferentes departamentos, proyectos o unidades temporales de viajes).

Desde Consultia Business Travel esperamos que te haya resultado interesante descubrir la importancia de disponer de una herramienta para gestionar los gastos de viajes de tu compañía, entre muchas otras cosas. No dudes en contactar con nosotros para obtener más información sobre nuestra plataforma o acceder a una demostración gratuita de las diferentes funcionalidades que disponemos.