Corporate Travel Management: guía para la gestión más eficaz

Con el registro de la actividad de los viajes de empresa que evidencia prácticamente una completa recuperación del sector, el Corporate Travel Management o Business Travel Management está cobrando cada vez más relevancia entre todas las empresas nacionales e internacionales, que buscan una figura que les ayude en todos los procesos de gestión de los viajes corporativos.

Guía práctica para implementar unas políticas de viajes de nueva generación

Personaliza, identifica y obtén resultados

¡La quiero!

¿Eres tú el encargado del Corporate Travel Management de la empresa?, ¿te gustaría reducir tiempos y automatizar los procesos que requiere la gestión de cada uno de estos desplazamientos?.

No te preocupes, desde Consultia Business Travel, la compañía especialista en la organización de viajes corporativos, te traemos una pequeña guía para la gestión de tus business travels.

Por qué contar con una agencia especializada en Business Travel Management

Una agencia especializada en Business Travel Management, o también conocida como Business Travel Agency, puede ser tu gran aliada en la organización de cada uno de los viajes corporativos de tu empresa. Por eso, las agencias de última generación expertas en Corporate Travel Management, como Consultia Business Travel, se esfuerzan para ofrecerte la mejor solución en tus viajes de negocios teniendo en cuenta tus exigencias y necesidades en la gestión de los viajes de tu empresa. 

En Consultia Business Travel trabajamos para encontrar la mejor solución para ti y para tu empresa, con el objetivo de hacer más eficiente la gestión de tus viajes de negocios, y con ello ahorrar costes y mejorar la experiencia del equipo implicado. 

Pero… ¿por qué deberías contar con una agencia de última generación especializada en Business Travel Management? Aquí tienes algunas razones:

• Una agencia especializada en Business Travel Management ofrece eficiencia con la digitalización de todos los procesos, eliminando procesos innecesarios, mejorando la experiencia de todos los implicados, ahorrando tiempos y costes.
• Garantiza la asistencia de un gestor especializado, una profesional que conoce al equipo humano de tu empresa y que le atiende y ofrece soluciones rápidas ante cualquier contratiempo.
• Ofrece seguridad en todo el proceso, desde la reserva hasta la cuenta de resultados
• Centraliza todos los procesos implicados en la gestión de los  viajes de negocios.
• Analiza y realiza el seguimiento de todos los gastos de consumo, ayuda a realizar el seguimiento de los presupuestos y conocer el ROI de los viajes.

¿Te gustaría saber más sobre qué es una Business Travel Agency? Te invitamos a que le eches un vistazo a nuestro post donde lo explicamos a la perfección.

Apuesta por la digitalización del sector del Business Travel: La herramienta que unifica todas las funciones del Corporate Travel Management

Contar con una agencia especializada en Business Travel Management hará que puedas disponer de una herramienta que te permita reunir todas las funcionalidades necesarias para gestionar de manera autónoma e independiente los viajes de negocios.

En Consultia, gracias a nuestra experiencia en el sector, nuestros agentes especializados y nuestra tecnología propia, mejoramos la eficiencia en los procesos de organización de tus viajes de negocios, ¿cómo lo conseguimos? 

Destinux, el primer SaaS (software como servicio) que digitaliza y automatiza los procesos de los viajes y gastos de empresa, y que a su vez se puede integrar con el ERP de la empresa; permite gestionar cada uno de los procesos que intervienen en la gestión de un viaje de negocios, desde la reserva hasta la cuenta de gastos.  

Además, pone a disposición de los usuarios la atención de un Personal Travel Assistant; un servicio con el que el viajero puede comunicarse con una persona asignada que le atiende y soluciona cualquier posible imprevisto que surja durante el viaje. 

En definitiva, Destinux permite a las organizaciones administrar, de forma integral y eficiente, los viajes de negocio, eliminar los tradicionales fees de gestión, y ahorrar hasta el 20% desde el primer año de implementación.

¿Qué es el rol del Travel Manager?

Sin duda, la gestión efectiva del Corporate Travel es fundamental para garantizar el éxito de los desplazamientos de cualquier empresa. Desde coordinar itinerarios hasta negociar contratos con proveedores de servicios de viaje, el rol del Travel Manager es esencial para garantizar que los viajes de negocios sean eficientes, económicos y seguros.

Entendiendo esta base, entre las funciones básicas de un Travel Manager podemos distinguir: 

• Planificación de viajes: El Travel Manager organiza y coordina los viajes de negocios de los empleados de la empresa, asegurándose de que se cumplan los objetivos de la empresa y las necesidades individuales de los viajeros.
• Gestión de gastos: Controla los gastos relacionados con los viajes, buscando maneras de optimizar los costos mientras se garantiza la comodidad y la seguridad de los viajeros.
• Negociación de contratos: Negocia tarifas y acuerdos con proveedores de servicios de viaje, como aerolíneas, hoteles y empresas de alquiler de automóviles, buscando obtener las mejores condiciones y precios para la empresa.
• Políticas de viaje: Desarrolla y actualiza políticas de viaje de la empresa para garantizar el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la seguridad de los viajeros.
• Gestión de riesgos: Evalúa y mitiga los riesgos asociados con los viajes de negocios, como problemas de seguridad, salud o desastres naturales, implementando medidas preventivas y de contingencia.
• Tecnología de viaje: Supervisa el uso de herramientas tecnológicas para la reserva de viajes, el seguimiento de gastos y la comunicación con los viajeros, asegurándose de que la empresa esté utilizando las mejores soluciones disponibles.

En definitiva, la figura del Travel Manager es fundamental para garantizar que los viajes de negocios de una empresa se realicen de manera eficiente, segura y económica, al tiempo que se cumplen los objetivos y políticas de la organización.

Destinux: el software que digitaliza y automatiza la gestión de los viajes de empresa

¿Existe mayor satisfacción en el Corporate Travel Management que gestionar tus viajes de empresa satisfactoriamente al precio más óptimo? 

En Consultia Business Travel sabemos que no. Por eso, el ahorro de costes en la planificación de los business trips entra dentro de los requisitos indispensables para un Travel Manager. 

¿Qué módulos hacen de Destinux el software de gestión de viajes más completo del sector? 

• Booking module (gestión de autoreservas): pone a disposición de la empresa toda la industria de viajes: la reserva y documentación online de los viajes, la creación de presupuestos y la completa gestión a través de un sistema de autorizaciones automatizado.
• Management, administration, financial module (configuración de políticas de compra): permite cargar las políticas de compras y reglas de negocio, automatiza y digitaliza los procesos administrativos/financieros de los viajes asegurando el cumplimiento de las políticas de compra, eliminando operaciones manuales y asegurando la correcta asignación de costes.
• Data and analysis module: los clientes pueden alinear el presupuesto a los objetivos de la empresa para conocer el ROI, monitorizar el cumplimiento de las políticas de compras y controlar que el presupuesto no se desvíe con el sistema Travel Management Dashboard.  

Además, apostando por una completa sostenibilidad en los viajes de negocio, el software incluye Destinux Green; un sistema blockchain rastreable para la compensación y obtención del CO2.

• Expense module (control de gastos de consumo): permite registrar los gastos y dietas del viaje, desde el momento en que se efectúa el pago, hasta los procesos de validación, con una plataforma homologada.
• Technology module: permite integrar los procesos de gestión de viajes con los sistemas internos de la compañía (ERP). Además, permite incorporar al sistema, de forma jerarquizada, a todos los business travelers de tu empresa y las necesidades y exigencias de cada uno de ellos durante sus viajes.
• Personal Travel Assistant: Destinux asigna un profesional que asiste a la empresa durante todo el proceso de contratación, antes, durante y después del viaje, velando por la seguridad de los viajeros.

Atención personalizada gracias al asesoramiento del Corporate Travel Management

Contar con el asesoramiento de una compañía especializada en el Corporate Travel Management te garantizará una atención personalizada durante todo el proceso de gestión, ayudándote a tomar las mejores decisiones de gestión según las necesidades y preferencias de tu empresa. 

Apuesta por una digitalización total de los viajes de empresa, y por una mayor seguridad y tranquilidad en tus futuros viajes de negocios.

Contacta con nosotros y descubre todo lo que Destinux puede hacer por ti.