A pandemia atingiu duramente o mundo das viagens de negócios– semdúvida, neste momento, o planeamento, as políticas de viagem e as condições de viagem estão a entrar num futuro muito incerto. Este é um trabalho extra para o Travel Manager, que está a ver como a situação torna cada vez mais difícil gerir com sucesso viagens de negócios.
Se é o Gestor de Viagens da sua empresa, continue a ler porque da Consultia Business Travel, agência especializada em viagens de negócios, propomos os seguintes 5 pontos que deve ter em conta para começar a otimizar as viagens de negócios:
Estabelecer políticas de viagem homogéneas
Entre as primeiras tarefas do Travel Manager para otimizar as viagens de negócios, está o estabelecimento de políticas de viagem para respeitar as preferências empresariais, manter o orçamento e alcançar uma maior segurança no momento da reserva.
Ter uma política de compra clara e homogénea da empresa vai dar-lhe a oportunidade de ter um controlo mais claro das despesas e manter os custos à distância. O Travel Manager deve garantir que as preferências, normas e regras adaptadas aos viajantes de negócios sejam bem definidas e regulamentadas.
O Travel Manager automatiza a gestão de viagens de negócios
A tecnologia é um elemento-chave para a otimização das viagens de negócios. Existem muitas ferramentas que facilitam o trabalho para o Travel Manager, como o nosso próprio software.
Com este tipo de ferramentas poderá automatizar processos de gestão de viagens de negócios. Permitir-lhe-á fazer as suas próprias reservas, estabelecer as suas políticas de compra, ter o consumo detalhado de despesas e pode acompanhar completamente os custos totais, entre muitas outras funcionalidades. Eles certamente lhe darão a oportunidade de economizar em tempo e custos administrativos.
O objetivo de todos os Travel Manager: Encontrar o melhor fornecedor ao preço mais baixo
Conseguir viagens de negócios planeadas ao menor preço possível foi um dos objetivos do Gestor de Viagens antes da pandemia, no entanto, neste momento é um requisito indispensável que todos devem cumprir.
Para isso, o Travel Manager não só deve reduzir o tempo e os custos durante a gestão das viagens de negócios, mas também ter de obter os melhores preços no mercado nos alojamentos e transferências de cada viagem de negócios.
Face a esta necessidade indispensável, na Consultia Business Travel criámos o nosso próprio consolidador de preços. É uma ferramenta que compara os resultados de vários motores de pesquisa em todo o mundo e em tempo real para localizar a melhor tarifa para si.
O nosso comparador de preços realiza a pesquisa com base nas suas preferências de compra, descobrindo o preço ideal e mais adequado para as suas necessidades.
Com esta ferramenta, encontrar o melhor fornecedor ao preço mais baixo deixará de ser utópico. Com a Consultia Business Travel vai alcançar o seu objetivo máximo como Gestor de Viagens, cumprido-o sem dificuldades.
Controla e estuda as despesas de todas as viagens de negócios
A avaliação das viagens de negócios que fez permitir-lhe-á melhorar as futuras viagens. Controle as despesas e avalie os resultados para saber a eficácia da viagem e isso dá-lhe a oportunidade de melhorar para a próxima viagem de negócios que tem de organizar como Gestor de Viagens.
Com a Consultia Business Travel terá em mãos o histórico de faturas que o facilitarão:
- A análise e monitorização do consumo.
- Rápida capacidade de reagir e tomar decisões.
- Você será capaz de entender rapidamente onde o dinheiro foi gasto em cada viagem de negócios.
- Vai facilitar-lhe o controlo total das suas despesas.
- Terá a oportunidade de estabelecer critérios de poupança e uma correta designação de despesas.
Reforça a gestão dos reembolsos e dos bilhetes não utilizados
A partir de agora, é essencial que o Gestor de Viagens tenha uma capacidade de reação rápida, mas, acima de tudo, deve antecipar os possíveis inconvenientes ou cancelamentos que possam surgir nesta situação de mudança.
Por isso, é essencial que o Gestor de Viagens saiba gerir os reembolsos – de acomodações, projetos, etc. – e bilhetes não usados de aviões ou comboios para não ter prejuízos face a este tipo de imprevistos.
Sabe como pode conseguir todos estes passos? Ter uma Agência de Viagens de Negócios como a Consultia Travel. Graças à nossa longa história e à nossa própria ferramenta, hoje, podemos oferecer-lhe uma solução abrangente para gerir as suas viagens de negócios com sucesso.
Na Consultia Business Travel esperamos que estes fatores sirvam de guia quando se trata de gerir as suas próximas viagens corporativas como Gestor de Viagens. Não hesite em contactar-nos para saber mais sobre os nossos serviços ou aceder a uma demonstração gratuita da nossa ferramenta.