A digitalização trouxe consigo uma inumerável lista de vantagens para as empresas, não só no que diz respeito à optimização e automatização dos processos de trabalho, mas também quando se trata de ter um maior controlo sobre toda a informação e acções que são realizadas internamente, entre as quais se destaca a gestão das despesas empresariais, incluindo despesas derivadas de viagens de negócios.

No posto seguinte, como especialistas na gestão global e despesas de viagens de negócios, iremos aprofundar nas consequências da digitalização do sector do turismo e no vasto leque de possibilidades apresentadas às empresas ao organizar uma viagem de negócios e na gestão subsequente das despesas envolvidas.

 

Digitalização do sector do turismo

Como resultado da crise sanitária, a digitalização tornou-se ainda mais importante na nossa vida quotidiana. Os consumidores mudaram a sua forma de trabalhar, comunicar e consumir, e este avanço digital reflectiu-se no esforço que as empresas estão a fazer para se adaptarem a este novo contexto.

No sector do turismo, como em qualquer outro, esta digitalização é sem dúvida um desafio para as empresas quando se trata de melhorar a sua produtividade e competitividade, uma vez que uma empresa digitalizada poderá desenvolver uma melhor estratégia para optimizar os seus serviços e atenção à satisfação dos seus clientes.

Além disso, esta digitalização também promove a poupança de tempo e de custos, aproveitando ao máximo o orçamento anual.

A importância da digitalização na organização de uma viagem de negócios

No caso de viagens de negócios, a gestão das despesas é tão importante como outras questões económicas derivadas da organização, pelo que dispor das ferramentas necessárias para assegurar um controlo completo será fundamental.

Deve ter-se em conta que um grande número de empresas continua a seguir um processo manual para estas tarefas, o que significa um maior investimento de tempo e um menor controlo sobre toda a informação. Um facto que torna estes argumentos visíveis e evidentes é o custo médio do processamento manual de uma factura, uma vez que, segundo estudos do Grupo Aberdeen, processar uma factura manualmente significa uma despesa para a empresa de 5,90 euros.

Por razões como esta, o objectivo da digitalização das despesas de viagem de negócios é reduzir o tempo investido pelas empresas na gestão de relatórios de despesas e ajudas de custo, perda de bilhetes, eventos imprevistos, etc. Também facilita o estabelecimento de políticas de despesas de viagem, o seu cumprimento e a sua divulgação ao resto da equipa.

Para podermos desenvolver esta digitalização da gestão das despesas de viagem da empresa, na Consultia Business Travel criamos e desenvolvemos Destinux, uma solução abrangente, rápida e eficaz para tornar a gestão das viagens e despesas da empresa mais eficiente, eliminando as taxas de gestão e integrando com o ERP da empresa, se necessário.

 Destinux, digitalização da gestão de viagens de negócios

A Consultia conseguiu oferecer uma solução diferenciada para a gestão integral das viagens de negócios e despesas com base no seu próprio software na nuvem; Destinux.

A digitalização das viagens de negócios e despesas com a Destinux significou um grande avanço neste controlo, permitindo às empresas ter, a qualquer momento e de qualquer lugar, toda a informação relacionada com a organização das suas viagens, tendo um controlo completo dos investimentos que estão a ser feitos.

Destinux consiste num sistema inovador responsável pela gestão das viagens e despesas da empresa. Ele digitaliza e automatiza os processos de gestão e compra de viagens de negócios, permitindo que a organização de viagens de negócios e as suas despesas sejam geridas de uma forma abrangente, eficiente e humana.

Este software de gestão oferece um serviço personalizado de aconselhamento e gestão de viagens através do seu Personal Travel Assistant, que proporciona às empresas a segurança e confiança de ter o aconselhamento e a atenção personalizada de um profissional que as acompanha durante todo o processo de organização da viagem a todo o momento. Entre os seus 6 módulos, tem um módulo de despesas e refeições integrado com o Okticket, que permite a gestão digitalizada e automatizada de todos os talões e facturas geradas durante a viagem; restaurantes, compras, táxis?

A principal vantagem de integrar a aplicação Okticket no sistema Destinux é oferecer aos seus clientes a possibilidade de ter tudo no mesmo sistema, desde os documentos de reserva e viagem até às despesas e ajudas de custo derivadas da viagem.

Além disso, a solução tem também um motor de alerta que a empresa pode configurar de acordo com o comportamento de gastos que mais lhes diz respeito, ajudando assim a prevenir tanto a fraude interna como os erros associados à gestão manual.

Desta forma, a Consultia Business Travel lidera o seu empenho na digitalização do sector das viagens de negócios, um sector em que a digitalização ainda está longe de ser o protagonista mas que, graças a soluções como a Destinux, demonstra e torna visível o grande número de vantagens que a tecnologia pode trazer.

A digitalização das viagens de negócios e das suas despesas é apenas o início de um novo contexto digital no qual a eficiência e a poupança de tempo e de custos são as principais prioridades. Quer ir para a digitalização da gestão de viagens e das despesas da sua empresa? Contacte-nos!