A empresa espanhola especializada na gestão integrada e no aconselhamento das viagens de negócios sugere:

Como aplicar uma política eficaz de Duty of Care nas viagens de negócios

• A segurança e o bem-estar dos funcionários tornaram-se as principais razões para as empresas profissionalizarem as viagens corporativas;

• Relatórios de viagem pormenorizados, alertas de viagem, acompanhamento dos colaboradores, atenção humana imediata e gestão de respostas de emergência são alguns dos componentes que uma política de Duty of Care deve incluir.

Lisboa, 25 de janeiro de 2023.- O conceito de Duty of Care, uma componente cada vez mais importante da política de proteção dos colaboradores de uma empresa, consiste na criação de um ambiente seguro e de bem-estar para estes, logo aplica-se também ao planeamento e operacionalização de viagens de negócios.

No último relatório da Global Business Travel Association (GBTA) é possível conhecer as cinco tendências atuais das viagens de negócios. O relatório destaca duas componentes em que as empresas se estão a focar, a longo prazo: o bem-estar (importância do estado de espírito e da paz de espírito dos funcionários quando viajam) e a gestão do risco.

Segurança e tranquilidade dos colaboradores: a prioridade das empresas nas viagens de negócios

Instabilidade política, catástrofes naturais, riscos para a saúde, garantias de alojamento e choque cultural: são alguns fatores que as empresas têm em conta quando profissionalizam a sua área de viagens de negócios.

É fundamental que as empresas efetuem uma avaliação tanto do país de destino como dos riscos envolvidos, avaliando todos os cenários que possam ocorrer. Assim, tanto a colaboração com profissionais especializados em viagens de negócios, como a utilização da mais recente tecnologia de gestão de viagens de negócios, desempenham um papel fundamental no acompanhamento da situação em tempo real e na comunicação eficaz com os viajantes em caso de emergência.

A Consultia Business Travel, especialista na gestão integral das viagens de negócios graças à sua solução tecnológica global Destinux, recomenda a planificação adequada de uma política de Duty of Care que dê prioridade à segurança dos colaboradores nas viagens de negócios e que tenha alguns componentes fundamentais:

Relatórios pormenorizados de viagens específicas –~necessidade de relatórios detalhados dos itinerários e locais dos colaboradores durante as suas viagens, permitindo manter um registo atualizado das suas atividades e localização. Os avanços tecnológicos que permitiram o desenvolvimento de software de gestão de viagens constituem um grande aliado no alcance deste objetivo, permitindo a facilitação e racionalização de processos e a centralização de toda a informação de gestão de viagens.

Alertas de viagem – a empresa dispõe de sistemas de alerta de viagem que notificam automaticamente os colaboradores de potenciais riscos ou acontecimentos inesperados nos locais que estão a visitar, permitindo-lhes tomar decisões informadas.

Localização dos colaboradores – através da combinação de tecnologias de localização não intrusivas e de uma equipa dedicada na assistência ao viajante, a empresa pode ter conhecimento em tempo real da localização dos seus colaboradores facilitando uma resposta rápida em caso de emergência, ao mesmo tempo que respeita a sua privacidade.

Atenção humana imediata – garantir que os colaboradores têm acesso à assistência humana a qualquer momento, seja para obtenção de informações ou para apoio em situações inesperadas. A Consultia Business Travel tem um acordo com a SOS Internacional, disponível para as empresas que o queiram contratar, que lhes permite assistir o viajante em qualquer parte do mundo, caso se verifique uma situação de emergência.

Gestão de resposta a emergências mais graves – a política de Duty of Care deve também incluir protocolos claros e detalhados para gerir situações de emergência mais graves, como acidentes ou desastres naturais, incluindo a coordenação com as autoridades locais e evacuação, se necessário.

A Consultia Business Travel, com a sua solução tecnológica Destinux, cobre todas estas necessidades e desenvolveu um guia completo sobre o Duty of Care, com informações detalhadas que vão desde as responsabilidades legais e morais, até todos os riscos e desafios que podem ocorrer nas viagens corporativas.

Sobre Consultia Business Travel

Consultia Business Travel® é uma empresa especializada na gestão integrada de viagens de negócios (Travel Management Company). Graças ao Destinux®, a sua solução diferenciada baseada em software cloud-based com um serviço de assessoria personalizado (Personal Travel Assistant), oferece uma solução integral para a gestão das viagens de negócios. Para além de gerir as necessidades de reuniões, incentivos, congressos e eventos (MICE) que a empresa necessita. A empresa de origem espanhola, fundada em 2010, conta, atualmente, com dois centros operacionais (Espanha e Portugal) a partir dos quais serve clientes em 14 países diferentes. A startup em fase de crescimento integrou no seu sistema de gestão cerca de três milhões de hotéis, mais de 600 companhias aéreas, 27 empresas de rent a car em todo o mundo e transfers privados em mais de 160 países, comboios e táxis e VTC em mais de 90 estados, conseguindo uma conectividade online e uma eficiência que se destacam no mercado das viagens de negócios. Em Portugal, a Consultia Business Travel faz parte da APAVT (Associação Portuguesa de Agências de Viagem e Turismo) e AEP (Associação Empresarial de Portugal).