En un contexto en el que las empresas y las relaciones de negocios están cada vez más globalizadas, los viajes corporativos desempeñan un papel fundamental en el crecimiento y éxito de cualquier organización permitiendo, entre otras cosas, establecer conexiones, cerrar acuerdos comerciales y fortalecer las relaciones con clientes y socios internacionales.
Gestionar eficientemente un viaje de negocios puede resultar una tarea costosa y compleja para cualquier empresa. Sin embargo, en el caso de los grupos empresariales; donde se aglutinan varias compañías de distinta tipología, puede volverse un proceso especialmente desafiante.
En este sentido, ante el constante aumento de los viajes corporativos que se está registrando en el sector, muchos grupos empresariales se han encontrado con la necesidad de centralizar la gestión de sus viajes de negocios.
Sin duda, contar con una organización centralizada en una única plataforma para todo el grupo empresarial no sólo permite a las empresas optimizar sus recursos en los procesos organizativos de cualquier desplazamiento que se lleve a cabo, sino también mejorar la trazabilidad de toda la gestión, obteniendo una mayor visibilidad de todo lo que ocurre antes, durante y después del viaje, y garantizando que las políticas del viaje establecidas se tienen en cuenta y se cumplen desde cada una de las empresas que forman parte del grupo empresarial, consiguiendo así, maximizar la rentabilidad de las empresas.
Desde Consultia Business Travel, como expertos en viajes de negocios y especialistas en soluciones integrales de gestión de viajes corporativos, hemos preparado este artículo para darte a conocer todas las ventajas que conlleva centralizar los viajes de negocios de todo un grupo empresarial. ¡Sigue leyendo!
¿Cómo gestionar los viajes de negocios en los grupos empresariales?
Como te contábamos, gestionar los viajes de negocios puede resultar todo un desafío para los grupos empresariales, sobre todo si estos no cuentan con una herramienta de gestión de viajes adecuada; un aspecto en el que entraremos en detalle más adelante.
La dificultad a la hora de organizar un viaje de negocios en esta tipología de empresas reside en que, además de estar implicadas varias organizaciones, dentro de las mismas también entran en el proceso prácticamente todos los departamentos: financiero, RRHH, comercial, marketing… un factor que puede complicar tanto la puesta en común de la información, como la toma de decisiones.
Ante este escenario, agilizar y coordinar a todos los empleados implicados en los viajes de negocio de un grupo empresarial es crucial para lograr una organización y gestión eficiente de todos los viajes corporativos que se lleven a cabo.
De esta manera, ¿qué aspectos son claves a tener en cuenta a la hora de organizar un viaje de negocios en un grupo empresarial?
Consolidar y unificar la política de compras para todo el grupo
Los grupos empresariales necesitan disponer de una política de compras bien implementada que posibilite automatizar y digitalizar las tareas, pudiendo simplificar así toda la gestión financiera y obtener una visión global de sus viajes de empresa.
Centralizar todas las gestiones en un sistema que lo permita
Con el objetivo de poder centralizar todas las gestiones de viajes en una única plataforma, así como de adaptar y personalizar toda la estructura de la organización y definición de las necesidades individuales de cada unidad del grupo.
Tecnología y trato humano
En tercer lugar, los grupos empresariales necesitan un servicio integral tecnológico que les permita digitalizar y automatizar todos los procesos implicados pero sin prescindir del trato personalizado y humano de un Personal Travel Assistant, contando así con una atención profesional para los viajeros evitando, al mismo tiempo, tener que contratar dos proveedores distintos.
Asistencia personalizada e inmediata
En línea con el punto anterior, será necesario también considerar un servicio de asistencia ante urgencias e incidencias de última hora. Es decir; un equipo que disponga de los medios adecuados para poder resolver cualquier imprevisto y sea capaz de mantener al equipo seguro.
Integración con el ERP de la empresa
Por último, debido a la gran cantidad de datos que necesitan manejar todas las unidades que componen el grupo, muchos grupos empresariales pueden precisar la integración de la tecnología en su propio sistema de gestión (ERP).
Ventajas de la centralización de los viajes de negocios en los grupos empresariales
Es habitual que cada empresa dentro del grupo empresarial cuente con su propio partner que le ayude en la gestión de los viajes de empresa que tienen lugar. Sin embargo, la gestión aislada en cada una de las empresas normalmente dificulta la implementación de una política de viajes corporativa uniforme y común.
Con el objetivo de facilitar la gestión, optimizar recursos y garantizar el cumplimiento de la política de viajes, cada vez son más los grupos empresariales que deciden apostar por una centralización de sus viajes de negocios. Las ventajas de este tipo de gestión son múltiples, pero sobre todo destacan:
Optimización de recursos
Teniendo en cuenta todas las personas y procesos implicados en la organización de los viajes de negocios para los grupos de empresas, la centralización de la organización supone un ahorro tanto de tiempo; al agilizarse la coordinación, como de costes; al disponer de una completa visibilidad y trazabilidad en los presupuestos.
Mayor cumplimiento de políticas de viaje
La centralización de la organización de los viajes de negocios permite tener un seguimiento completo de todo el proceso de viaje, asegurando el cumplimiento de los criterios corporativos y políticas de compras establecidas por el grupo. Esto brinda una mejor supervisión sobre los desplazamientos corporativos y garantiza la coherencia en la toma de decisiones.
Más satisfacción de los viajeros
Además de los beneficios conseguidos tanto a nivel organizativo; en una mayor eficiencia en la gestión, como a nivel económico; con una mejor trazabilidad en los presupuestos, la centralización de los viajes de negocios repercute directamente en el salario emocional de los empleados. Sin duda, una gestión coordinada de los procesos de los viajes de negocios reduce el estrés y aumenta el bienestar personal de los viajeros.
Cómo implementar la centralización de los viajes de negocios en los grupos empresariales
Como veníamos diciendo, la centralización de los viajes de negocios en los grupos empresariales busca optimizar la gestión de los desplazamientos profesionales de los empleados dentro de una organización.
Este objetivo implica consolidar la planificación, reserva y seguimiento de los viajes corporativos en un único sistema, pudiendo disponer así de toda la información referente al viaje de manera inmediata y en una misma plataforma.
Atendiendo a esta necesidad, en Consultia Business Travel hemos desarrollado Destinux; el software de gestión integral de viajes corporativos. Entre algunas de sus funcionalidades más destacadas, esta herramienta digital all-in-one permite:
- Centralización de las reservas.
- Sistemas de análisis, medición y manejo de todos los datos generados.
- Acceso a los mejores proveedores de transporte y alojamiento.
- Automatización de los procesos de autorización.
- Creación de unas políticas de viaje unificadas a la vez que flexibles y personalizadas.
- Integración con los ERPs de las empresas.
- Atención y acompañamiento en viaje con trato humano y 100% personalizado gracias a los Personal Travel Assistants.
Sin duda, la centralización de los viajes de negocios en grupos empresariales se presenta como una estrategia ganadora para optimizar recursos, mejorar la eficiencia y brindar una experiencia excepcional a los viajeros.
En Consultia, como empresa líder en soluciones de viajes de negocios, sabemos lo crucial que es para los grupos empresariales contar con una gestión eficiente y centralizada de sus viajes corporativos. Gracias a herramientas como Destinux, el proceso de centralización se puede llevar a cabo de una manera fluida, rápida y eficiente.
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