Con un sector del business travel en pleno proceso de recuperación, el punto clave para las empresas está cada vez más dirigido a una optimización de cada uno de los aspectos que requiere la organización de sus viajes corporativos.
Pero, ¿cómo se debería abordar la gestión de los viajes para conseguir una organización rentable, eficiente e inteligente? Desde Consultia Business Travel, como especialistas en Business Travel Management, te contamos las 5 claves que no debes pasar por alto en la organización de los viajes de negocio de tu empresa. ¡Sigue leyendo!
Business Travel Management: las 6 claves que debes conocer
Desde la coordinación de vuelos y alojamiento hasta garantizar que las políticas de viajes se cumplen o los gastos están asignados a sus centros de coste correspondientes, el Business Travel Management se ha convertido en un área vital para el éxito empresarial.
Empezando por la importancia de contar con una solución integral de gestión de viajes, a continuación, entramos en detalle sobre cómo el Business Travel Management puede ser un factor clave en el rendimiento y la optimización de los recursos de la empresa.
1. Contar con una solución integral de gestión que incluya el servicio de business management travel software
Nuestra solución de gestión de viajes corporativos Destinux proporciona a las empresas las herramientas necesarias para digitalizar y automatizar todo el proceso de viaje: desde la centralización de reservas, hasta el monitoreo a tiempo real de los presupuestos.
Si no quieres perderte nada sobre lo que Destinux es capaz de acercar a las empresas, te recomendamos leer nuestro artículo “¿Por qué destinux es el software de gestión de viajes de negocio que necesita tu empresa?”.
2. Redactar unas políticas de viaje de negocios eficientes
En segundo lugar, un buen business travel management debe contar con unas políticas de viaje claras y bien definidas. Estas políticas establecen instrucciones, pautas y límites, asegurando el control de gastos y la conformidad con las normas de la empresa.
Una buena política de viajes debe ser flexible, personalizable, y tener en cuenta aspectos como el bleisure o la sostenibilidad. Además, su aplicación debe ser ágil, facilitando en todo momento su cumplimiento por parte de los empleados.
Una de las ventajas de Destinux es que las políticas se integran sin problemas en el proceso de reserva y gasto, lo que facilita la toma de decisiones y reduce los riesgos de incumplimiento. Esta funcionalidad y su automatización de autorizaciones, permite a las empresas mantener una mayor supervisión sobre sus recursos financieros y garantizar que los viajes de negocios se ajusten a las políticas y objetivos establecidos, contribuyendo así a una gestión más inteligente y eficaz de los viajes corporativos.
Si quieres conocer más sobre cómo establecer una política de viaje de negocios eficiente, desde Consultia Business Travel te presentamos nuestra guía práctica para implementar unas políticas de viajes de nueva generación.
3. Establecer un presupuesto de viajes
En tercer lugar, desarrollar un presupuesto claro es esencial para garantizar un gasto controlado y autorizado en los viajes de negocios.
A través de herramientas como Destinux, es posible monitorear y gestionar de cerca todos los gastos de un viaje corporativo. Así, las empresas pueden establecer presupuestos personalizados de viaje a objetivos y realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos desde una misma plataforma.
Con todo esto, las empresas pueden tomar decisiones informadas sobre sus gastos de viaje y ajustar sus presupuestos según sea necesario, simplificando no sólo la gestión de viajes de negocios, sino también contribuyendo significativamente a un gasto autorizado, supervisado y eficiente.
4. Minimizar el impacto en el medioambiente y el entorno
Ante unos viajeros de negocios con una ‘eco-conciencia’ cada vez más desarrollada, considerar el impacto ambiental que conllevan los viajes de negocios es crucial.
Destinux es una de las pocas plataformas de gestión de viajes que permite a las empresas medir y analizar la huella de carbono de sus viajes, proporcionando información detallada sobre las emisiones de CO2 asociadas a cada desplazamiento realizado.
Además, Destinux facilita la compensación de la huella de carbono a través de la adquisición de créditos de carbono o la inversión en proyectos de energías renovables.
Al considerar el impacto ambiental de los viajes de negocios y aprovechar las herramientas proporcionadas por Destinux, las empresas pueden tomar decisiones más conscientes y sostenibles en la gestión de sus viajes corporativos. Así, no sólo se consigue cumplir con los objetivos de sostenibilidad y mejorar la imagen de la marca, sino que además repercute positivamente en la satisfacción y el bienestar personal del equipo.
5. Integración y centralización de datos
Por último, como sabemos, la centralización de datos es fundamental para una gestión eficiente de los viajes de negocios, ya que permite a las empresas recopilar y analizar información valiosa para tomar decisiones informadas y estratégicas. La gestión de los datos debe ser centralizada y continuada en el tiempo para evitar islas de información y garantizar la eficiencia ya no sólo de los viajes corporativos, sino de las operaciones en conjunto de la empresa.
Gracias a un software de gestión integral de viajes como Destinux, las empresas pueden integrar la plataforma con sus sistema ERP para centralizar y simplificar la recopilación y el análisis de datos. Accediendo al módulo de reservas de Destinux, se pueden centralizar todas las reservas en un solo lugar, lo que facilita la recopilación de datos. Además, la plataforma permite el cálculo del ROI de los viajes y la descarbonización de los mismos.
6. Servicio y atención personalizada
Sin duda, de nada sirven cada una de las claves anteriormente mencionadas si estas no van acompañadas y respaldadas por una atención profesional y personalizada a cada una de las necesidades que pueden experimentar las empresas tanto en los procesos organizativos de sus desplazamientos corporativos, como durante el desarrollo de los mismos.
En Consultia sabemos muy bien lo importante que es para las empresas poder contar con la atención de un agente experto. Por eso, Destinux no solamente destaca por ser una solución tecnológica diseñada para acercar una gestión eficiente y satisfactoria de los viajes de negocio, sino que también prioriza, en todo momento, un servicio humano antes, durante y después del viaje.
En definitiva, el Business Travel Management es un componente crítico en el panorama empresarial actual, donde la movilidad y la conectividad son fundamentales para el éxito de las organizaciones. Desde la optimización de costes hasta la priorización del bienestar de los viajeros, estas estrategias son esenciales para garantizar que los viajes de negocios sean una inversión eficiente.
Para ello, adoptar una estrategia inteligente que tenga en cuenta soluciones como Destinux puede marcar la diferencia en la eficiencia y el éxito de los viajes de negocios. Sin duda, con Consultia Business Travel y Destinux, las empresas pueden dar pasos sólidos hacia un Business Travel Management más inteligente y efectivo.
¿Quieres empezar a desarrollar un Business Travel Management estratégico para los beneficios de tu empresa? En Consultia estaremos encantados de asesorarte. Contacta con nosotros.